jak zacházet se stížnostmi na obtěžování: Rady pro HR

vědět, jak správně zacházet se stížnostmi na obtěžování, pomáhá všem zúčastněným cítit se bezpečněji a šťastněji. Chcete-li začít, usnadněte zaměstnancům podávání stížností. Nabídněte více cest, pomocí kterých mohou nahlásit obtěžování.

konzistence je klíčová, pokud jde o řešení nároků na obtěžování. Proto musíte vytvořit a implementovat reklamační postup přizpůsobený mandátu, velikosti, kultuře a dostupným zdrojům vaší organizace.

reklamační řád vašeho pracoviště by měl zahrnovat:

  • brát každou stížnost vážně
  • okamžitě jednat na základě každé stížnosti
  • rozvoj vhodných zdrojů k řešení stížností
  • vytvoření postupu k zajištění zdravého pracovního prostředí pro stěžovatele
  • sdělování rozhodnutí a opatření přijatých organizací po stížnosti všem dotčeným stranám

informujte každého ve vaší organizaci o tomto mechanismu. Můžete dokonce vytvořit program školení zaměstnanců o tom, jak postupovat podle těchto postupů.

po obdržení stížnosti

když poprvé obdržíte obvinění, mějte otevřenou mysl. Neposuzujte situaci předem ani nepředpokládejte. Berte každou stížnost na obtěžování vážně.

zacházejte se stěžovatelem s respektem i soucitem. Neodstraňujte jejich stížnost ani ji bagatelizujte. To, že jste otevřeni a vnímaví ke stížnostem, povzbuzuje zaměstnance, aby se přihlásili, když v práci zažívají obtěžování.

zajistěte reportérovi, že budete zachovávat důvěrnost co nejvíce. Mnoho obětí obtěžování se obává odplaty od svého obtěžovatele, při řešení tohoto obvinění tedy řešte tento strach.

Vytvořte plán, jak zpracovat stížnost na obtěžování

po obdržení žádosti o obtěžování musíte vytvořit plán, jak postupovat.

zjistěte, zda je třeba podniknout nějaké prozatímní kroky k ochraně stěžovatele. Pokud čelí bezprostřednímu nebezpečí, může být vyžadováno přemístění jejich pracovní stanice nebo jejich doprovod do auta na konci pracovního dne. Časopis HR však varuje, že byste měli “ být opatrní, abyste neúmyslně nepodnikli kroky, které by mohly být pro stěžovatele škodlivé.“

musíte také zvážit, zda budete muset podniknout nějaké PR kroky. Pokud si myslíte, že zaměstnanec může se svou stížností jít do tisku, připravte prohlášení. Plánování, jak řešit stížnosti na obtěžování v médiích dříve, než k nim dojde, vám ušetří stres později.

snižte riziko poškození vašich zaměstnanců a organizace a provádějte lepší vyšetřování na pracovišti pomocí naší bezplatné šablony formuláře stížností zaměstnanců.

stresovaná podnikatelka psychologické obtěžování

jak zacházet se stížnostmi na obtěžování: Rady pro manažery

zaměstnanci často přicházejí ke svým manažerům nebo nadřízeným se stížnostmi, protože se cítí méně zranitelní než jít přímo do HR. pokud k tomu dojde, můžete se cítit zmateni, co dělat. Když vás zajímá, jak zvládnout stížnost na obtěžování, je důležité mít na paměti následující tipy.

okamžitě nahlaste

když k vám zaměstnanec přijde se stížností na obtěžování, je klíčová rychlá akce. Informujte reportéra, že jste povinni zapojit HR. bez ohledu na to, zda je zaměstnanec v nebezpečí, okamžité hlášení obvinění chrání je a vaši organizaci.

SOUVISEJÍCÍ: Jak (ne) zacházet se stížností na sexuální obtěžování

dokument pečlivě

můžete být znepokojeni tím, co vám stěžovatel řekne. Bez ohledu na, při komunikaci o obvinění s HR nebo vyšším manažerem musíte zůstat klidní a neutrální. Ujistěte se, že:

  • používejte neutrální jazyk. Nepřidávejte žádná zánětlivá adjektiva ani se nepokoušejte kategorizovat údajné obtěžující chování pomocí právního žargonu.
  • připisuje popis chování stěžovateli. Například, neříkejte “ Mary byla sexuálně obtěžována Bobem.“Místo toho řekněte“ Mary ke mně přišla a uvedla, že zažívá to, co popisuje jako sexuální obtěžování od Boba.“
  • držte se faktů. Nenabízejte žádné názory ani závěry na základě informací, které vám reportér poskytl.

Dejte si pozor na e-maily

komunikace prostřednictvím psaní (například e-mailu) může trvat déle a často není nejúčinnější způsob, jak nahlásit stížnost. Místo toho komunikujte slovně s HR o obvinění zaměstnance.

firemní e-maily nejsou privilegované a mohou být použity jako důkaz, pokud se stížnost změní na soudní proces. Uvědomte si to a ujistěte se, že HR i stěžovatel jsou také.

postupy vyšetřování obtěžování

jakmile víte, jak řešit stížnosti na obtěžování na pracovišti, můžete zahájit vyšetřování obtěžování. Při vyšetřování reklamace nezapomeňte:

  • Udržujte důkladnou dokumentaci o každém kroku procesu
  • hledejte příležitosti k potvrzení nebo rozporu s tvrzením
  • Udržujte důvěrnost všech stran co nejvíce
  • Zůstaňte neutrální

podle Meric Bloch, tvůrce zimní metody pro provádění vyšetřování na pracovišti, „vaším úkolem je dokázat i vyvrátit pochybení.“

ve skutečnosti se nesnažíte zjistit, zda došlo k obtěžování na vašem pracovišti, ale určit, zda události, které se vás stěžovatel týkají, porušují zásady ochrany proti obtěžování vaší organizace. Toto myšlení vám pomůže vyšetřovat stížnosti na obtěžování s otevřenou myslí.

ochrana vaší organizace

jako zaměstnavatel je bezpečnost a pohoda vašich zaměstnanců vysokými prioritami. Během vyšetřování obtěžování však musíte také chránit pověst vaší organizace.

od začátku vyšetřování si dejte pozor na Komentáře „mimo záznam“. Pokud by stěžovatel předložil svůj případ soudu, vaše organizace by mohla být odpovědná. Mohou tvrdit, že společnost věděla o jejich stížnosti a ignorovala ji, i když požádali, aby jejich stížnost „byla mimo záznam.“

během vyšetřování na pracovišti existuje mnoho důvodů, proč může zúčastněná strana podat žádost o diskriminaci. Reportér se může cítit diskriminován, pokud je přinutíte, aby změnili své pracovní nastavení, spíše než obviněnou osobu. Mohou vidět přesun na novou stanici nebo jinou pracovní dobu jako trest za to, že se přihlásili. Chcete-li tomu zabránit, přesuňte nebo pozastavte obviněného zaměstnance.

objasněte obviněným, že tyto činy nejsou známkou jejich viny a že výsledek vyšetřování nebyl předurčen. Pokud tak neučiníte, mohlo by to vést k tomu, že obviněný obtěžovatel podá vlastní diskriminační nárok.

po vyšetřování

dostat své pracoviště zpět do normálu po nároku na obtěžování může být obtížné. Obnovte uctivé pracovní prostředí pro všechny zaměstnance otevřeným řešením citlivých a složitých otázek. Každý může být na chvíli na hraně, buďte proto obzvláště otevřeni diskusi o tématech týkajících se obtěžování.

než zavoláte stížnost na obtěžování vyřešenou, ujistěte se, že jste na problém nelepili jen náplast. Řešení problémů poprvé může vaší organizaci pomoci vyhnout se dalším nárokům na obtěžování v budoucnu. Ujistěte se, že vaše vyšetřování bylo důkladné a zahrnovalo výzkum pozadí obviněné osoby, abyste se ujistili, že neobtěžují nikoho jiného.

pokud se rozhodnete napsat zásady zpracování stížností pro vaše pracoviště, použijte náš praktický kontrolní seznam, abyste mohli začít.

vyhýbání se stížnostem na obtěžování

vyšetřování obtěžování může být stresující a časově náročné a také škodlivé pro vaši společnost.

ujistěte se, že vaše zásady a postupy školení proti obtěžování jsou aktuální. Ty by měly být jasné, stručné a konkrétní.

Naplánujte pravidelná školení o rovnosti a rozmanitosti pro všechny zaměstnance. Požadovat, aby si zaměstnanci každý rok znovu přečetli zásady proti obtěžování a potvrdili, že tak učinili písemně. Naučte manažery, jak řešit stížnosti na obtěžování, které jim mohou zaměstnanci přinést.

informování zaměstnanců o tom, jaké chování je a není přijatelné na vašem pracovišti, může pomoci snížit obtěžování. Provedení těchto kroků také ukazuje, že jste odhodláni předcházet obtěžování na pracovišti. Nejen, že se vaši zaměstnanci budou cítit postaráni, ale budete mít také dobrou obranu, pokud by stěžovatel podnikl právní kroky proti vaší organizaci.