podnikáte a hledáte někoho, kdo vám může efektivně pomoci při plnění vašich úkolů správy? Pak byste si měli najít asistenta. Nyní přichází složitá část vašeho hledání—je zde výkonný asistent a administrativní asistent. Pokud nemáte dostatečné znalosti o nezbytných atributech a konkrétních povinnostech těchto profesionálů, můžete nakonec najmout nesprávnou osobu. Tento článek vám pomůže vyhnout se takové situaci tím, že nabízí co nejvíce užitečných informací.

přehled pracovních míst pro výkonné a administrativní asistenty

administrativní asistent pomáhá s provozem obchodní kanceláře a vyřizuje základní administrativní povinnosti. V mnoha případech může tento profesionál postupovat, aby se stal výkonným asistentem, kde budou jeho stávající povinnosti doplněny o pomoc vedoucím pracovníkům společnosti. Obecně jsou povinnosti těchto dvou profesí prakticky stejné, ale výkonný asistent obvykle přebírá důležitější úkoly než administrativní asistent.

ať už člověk pracuje jako výkonný nebo administrativní asistent, bude pravděpodobně pracovat s kancelářskými potřebami a vybavením, jako je počítač, tiskárna, kopírka, fax a telefonní systém. Pokud jde o školení nových zaměstnanců, může to být také povinnost obou těchto odborníků. Withal, existují určité povinnosti, které odlišují jeden od druhého.

výkonný asistent
jako výkonný asistent je práce člověka obvykle více soustředěna na péči o potřeby vedoucích pracovníků, pro které pracuje. Byl by zodpovědný za správu denního rozvrhu a nastavení osobních schůzek pro jednoho nebo více vedoucích pracovníků nebo profesionálů na vysoké úrovni ve společnosti. Může také dostat pravomoc dohlížet na ostatní zaměstnance v kanceláři, dohlížet na jejich projekty a připravovat ukázky a snímky, které budou vedoucí pracovníci používat.

Administrativní asistent
jako administrativní asistent by člověk měl často zahrnovat zadávání obchodních dat do počítačové databáze, správu dokumentů a souborů, plánování schůzek, řízení návštěvníků a přijímání telefonních hovorů. Tento odborník může také rozšířit své specializace na konkrétní obor, jako je právo nebo medicína. Právní administrativní asistent organizuje právní dokumenty a provádí základní výzkum pod dohledem právníka nebo koncipienta, zatímco lékařský administrativní asistent podává lékařské záznamy, zpracovává volání lékáren a pozdravuje pacienty.

klíčové rozdíly

existuje obrovský rozdíl mezi výkonným a administrativním asistentem, kde obvykle má bývalý větší prestiž a vydělává více peněz než druhý. Hlavním důvodem je to, že výkonní asistenti se starají o vedoucí pracovníky a v podstatě slouží jako pravá ruka těch, kteří jsou u moci, jako jsou prezidenti, viceprezidenti, finanční ředitelé a generální ředitelé.

pokud jde o administrativní asistenty, obvykle se zabývají rutinními úkoly, které jsou spojeny s udržováním společnosti v pořádku, což může zahrnovat přijímání telefonních hovorů, zábavné návštěvníky, podávání a plánování schůzek. To však neznamená, že tyto úkoly nelze přiřadit výkonným asistentům, jak s největší pravděpodobností mohou. Každopádně výkonní asistenti jsou ti, kteří jsou většinou vyzváni k plnění povinností, které vyžadují větší citlivost na čas a jemnost, takže by měli mít určitou míru byznysu.

vzdělání
administrativní asistent potřebuje středoškolský diplom se základními počítačovými a kancelářskými dovednostmi, aby byl kvalifikován na příslušné vstupní pozice. Na druhou stranu ti, kteří zaměstnávají výkonného asistenta, budou obecně preferovat kandidáty se 4letým titulem v oboru podnikání nebo souvisejících oborech.

plat
podle Úřadu práce a statistiky byl průměrný plat výkonných asistentů 23,13 USD za hodinu od května 2011, zatímco u administrativních asistentů to bylo 16,66 USD. Pokud budeme vycházet z těchto údajů, abychom přišli s ročními údaji, výkonní asistenti každý rok vydělají více než 13 000 dolarů více než administrativní asistenti.

odpovědnosti
výkonný asistent je obecně odpovědný za všechny administrativní formality řízení společnosti a může být spojen s jednou osobou, obvykle výkonnou nebo ředitelkou, ve velké společnosti a se všemi vedoucími pracovníky v menších společnostech. Tato osoba musí být schopna plnit všechny požadavky svých manažerů a je často považována za poslední překážku před úřadem výkonného orgánu, aby mohla být zasvěcena důvěrným informacím, přičemž je stále diskrétní. Výkonný asistent také věnuje svou kariéru pomoci firemním úředníkům, dokonce poskytuje nejen administrativní podporu, ale také odborné poradenství. Většinou je vedoucími pracovníky zacházeno jako s jednotlivci, kteří hledají důvěrnou pomoc, doporučení a nápady. Ale stejně jako u jiných pozic v organizaci se jeho odpovědnost bude lišit také podle kultury, která vládne v konkrétní společnosti.

prostředí, kde budou tito odborníci efektivnější

v malé kanceláři
v tomto typu a velikosti pracovního prostředí budou povinnosti a odpovědnosti výkonného nebo administrativního asistenta obvykle prováděny různými zaměstnanci. Ve skutečnosti jsou některé úkoly prováděny samotnými vedoucími pracovníky společnosti.

ve střední kanceláři
jak se zvyšuje velikost firemní organizace, tak i potřeba mít někoho, kdo je vysoce organizovaný a má dovednosti provádět řadu úkolů. To platí zejména pro vedoucí společnosti, kteří potřebují udržovat vysokou úroveň integrity a důvěrnosti podniku, který provádějí.

ve velké kanceláři
obvykle musí mít velká kancelář výkonné i administrativní asistenty, protože je nutné mít někoho, kdo bude řídit Kancelář a koordinovat jednotlivce, kteří přímo slouží vedoucím pracovníkům. V některých situacích administrativní asistent je ten, kdo půjde s výkonným na dlouhé služební cesty s cílem pomoci mu / jí dělat plánování, plnit organizační úkoly a splnit opatření.

ve zkratce

obecně platí, že pracovní pozice výkonného i administrativního asistenta nabízejí pokročilou administrativní podporu pro manažera a vedoucí pracovníky. To, co odděluje jejich práci od práce ostatních pozic, které vyžadují rutinnější a administrativní úkoly, je úroveň důvěrnosti a odpovědnosti, které jsou s nimi spojeny.

Jako Načítání…