Leder du efter en person, der effektivt kan hjælpe med at få dine ledelsesopgaver udført? Så skal du finde dig selv en assistent. Nu, her kommer en vanskelig del af din søgning—der er den udøvende assistent, og der er den administrative assistent. Hvis du ikke har nok viden om disse fagfolks nødvendige egenskaber og specifikke opgaver, kan du ende med at ansætte den forkerte person. Denne artikel hjælper dig med at undgå en sådan situation ved at tilbyde så mange nyttige oplysninger som muligt.

joboversigter for Udøvende og Administrative assistenter

en administrativ assistent hjælper med at drive et forretningskontor og håndterer grundlæggende kontoropgaver. I mange tilfælde kan denne professionelle udvikle sig til at blive en udøvende assistent, hvor hans/hendes eksisterende ansvar vil blive tilføjet med at hjælpe virksomhedsledere. Generelt er disse to erhvervs opgaver stort set de samme, men den udøvende assistent påtager sig typisk vigtigere opgaver end den administrative assistent.

uanset om man arbejder som udøvende eller administrativ assistent, vil han/hun sandsynligvis arbejde med kontorartikler og udstyr, såsom en computer, printer, kopimaskine, faksmaskine og et telefonsystem. Når det kommer til uddannelse af nye medarbejdere, kan det også være en pligt for begge disse fagfolk. Der er visse ansvarsområder, der adskiller den ene fra den anden.

udøvende assistent
som udøvende assistent er ens arbejde typisk mere koncentreret om at tage sig af behovene hos de ledere, som han/hun arbejder for. Han / hun ville være ansvarlig for at styre den daglige tidsplan og oprette personlige aftaler for en eller flere ledere eller højtstående fagfolk i en virksomhed. Han / hun kan også få myndighed til at føre tilsyn med andet personale på kontoret, føre tilsyn med deres projekter samt forberede demoer og dias, som ledere vil bruge.

administrativ assistent
som administrativ assistent vil ens opgaver ofte omfatte indtastning af forretningsdata i en computerdatabase, vedligeholdelse af dokumenter og filer, planlægning af møder, dirigering af besøgende og besvarelse af telefonopkald. Denne professionelle kan også udvide sine specialiseringer til et bestemt felt, såsom lov eller medicin. En juridisk administrativ assistent organiserer juridiske dokumenter og udfører grundlæggende forskning under tilsyn af en advokat eller en advokatfuldmægtig, mens en medicinsk administrativ assistent arkiverer medicinske poster, håndterer apotekopkald og hilser patienter.

nøgleforskelle

der er en enorm forskel mellem en udøvende og en administrativ assistent, hvor førstnævnte generelt nyder mere prestige og tjener flere penge end sidstnævnte. Hovedårsagen til dette er, at udøvende assistenter imødekommer ledere og dybest set fungerer som højre hånd for de magtfulde, såsom præsidenter, vicepræsidenter, CFO ‘ er og administrerende direktører.

hvad angår de administrative assistenter, beskæftiger de sig generelt med de rutinemæssige opgaver, der er forbundet med at holde en virksomhed i orden, som kan omfatte besvarelse af telefonopkald, underholdning af besøgende, arkivering og planlægning af møder. Dette betyder dog ikke, at disse opgaver ikke kan tildeles udøvende assistenter, som de sandsynligvis kan. Under alle omstændigheder er udøvende assistenter dem, der for det meste opfordres til at udføre opgaver, der kræver større følsomhed over for tid og mere finesse, så de skal have en vis grad af forretningsmæssig indsigt.

uddannelse
en administrativ assistent har brug for et gymnasium med grundlæggende computer-og kontorfærdigheder for at være kvalificeret til relevante entry-level stillinger. På den anden side foretrækker de, der ansætter en udøvende assistent, generelt kandidater med en 4-årig grad inden for forretnings-eller beslægtede områder.

løn
ifølge Bureau of Labor and Statistics var den gennemsnitlige løn for udøvende assistenter $23,13 i timen fra maj 2011, mens den var $16,66 for administrative assistenter. Hvis vi baserer os på disse tal for at komme med årlige tal, tjener udøvende assistenter over $13.000 mere end administrative assistenter hvert år.

ansvar
generelt er en administrerende assistent ansvarlig for alle de administrative formaliteter ved at styre en virksomhed og kan være forbundet med et enkelt individ, normalt en direktør eller en direktør, i en stor virksomhed og alle ledere i mindre virksomheder. Denne person skal være i stand til at udføre alle anmodninger fra hans/hendes ledere og betragtes ofte som den sidste barriere for ledelsens kontor, så han/hun kan være fortrolig med fortrolige oplysninger, mens han / hun er diskret hele tiden. En udøvende assistent bruger også sin karriere til at hjælpe virksomhedsembedsmænd og yder endda ikke kun administrativ støtte, men også professionel rådgivning. For det meste behandles han / hun af ledere som deres go-to enkeltpersoner for fortrolig hjælp, anbefalinger og ideer. Men som med andre stillinger i en organisation vil hans/hendes ansvar også variere alt efter den kultur, der hersker i en bestemt virksomhed.

miljøer, hvor disse fagfolk vil være mere effektive

på et lille kontor
i denne type og størrelse af arbejdsmiljøet udføres pligter og ansvar for en udøvende eller en administrativ assistent normalt af forskellige medarbejdere. Faktisk udføres nogle opgaver af virksomhedsledere selv.

i et Medium Kontor
efterhånden som størrelsen på en virksomhedsorganisation øges, så behovet for at have nogen, der er meget organiseret og har færdighederne til at udføre en række opgaver. Dette gælder især for lederne af virksomheden, der har brug for at opretholde et højt niveau af integritet og fortrolighed for det venture, de udfører.

på et stort kontor
normalt skal et stort kontor have både udøvende og administrative assistenter, da det er nødvendigt at have nogen, der skal styre kontoret og koordinere personer, der direkte betjener ledere. I nogle situationer er en administrativ assistent den, der vil gå med en leder på lange forretningsrejser med det formål at hjælpe ham/hende med at planlægge, udføre organisatoriske opgaver og møde arrangementer.

kort sagt

generelt tilbyder både ledelsens og den administrative assistents jobtitler avanceret administrativ support til leder og ledere. Hvad der adskiller deres job fra de andre stillinger, der kræver mere rutinemæssige og gejstlige opgaver, er niveauet af fortrolighed og ansvar, der er forbundet med dem.

Ligesom Indlæsning…