Die Outlook-Kontoeinstellungen enthalten wichtige Informationen, die für den ordnungsgemäßen Betrieb Ihres Posteingangs erforderlich sind. Das Wiederherstellen dieser Daten im Falle eines Verlusts kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie mehrere Konten haben.

In diesem Artikel werden verschiedene Möglichkeiten zum Sichern der Outlook-Kontoeinstellungen ausführlich beschrieben. Sie erhalten auch Antworten auf beliebte Fragen wie:

  • Wie exportiere ich meine Outlook-Kontoeinstellungen?
  • Wo werden Outlook-Kontoeinstellungen gespeichert?
  • Wie kann ich meine Outlook-Regeln sichern?
  • Wie kann ich Outlook automatisch sichern?

Inhaltsverzeichnis

Übersicht über die Möglichkeiten zum Sichern der Outlook-Kontoeinstellungen

Der Legende nach enthielten frühe Versionen von Outlook spezielle Funktionen, mit denen Sie Ihre Kontoeinstellungen sichern konnten. Ab Outlook 2007 gibt es keine solche Option mehr. Wahrscheinlich hielten die Entwickler es für überflüssig. Benutzer scheinen diese Meinung jedoch nicht zu unterstützen. Wir auch nicht.

Warum Sie eine Sicherung der Outlook-Kontoeinstellungen benötigen:

  1. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit von Computerfehlfunktionen aufgrund eines Fehlers oder eines Cyberangriffs
  2. Sie beginnen mit der Verwendung eines neuen Computers
  3. Sie übertragen auf eine andere Outlook- oder Windows-Version
  4. Sie müssen Outlook oder Windows neu installieren

Einige finden diesen bestimmten Sicherungsprozess möglicherweise übermäßig. Es ist nicht schwierig, Ihr Konto einfach auf einem neuen PC neu einzurichten. Dies gilt für Personen, die nur ein oder zwei Outlook-Konten haben.

Bei großen Organisationen wie Unternehmen, staatlichen Institutionen oder Bildungseinrichtungen sieht es jedoch anders aus. Diese haben Dutzende oder sogar Hunderte von Outlook-Konten. Das Wiederherstellen ihrer eindeutigen Konfigurationen kann zu erheblichen Ausfallzeiten führen.

Stellen Sie sich einen einzelnen Cyberangriff vor, der einem Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern Schaden zufügt. Die Rückkehr zur Normalität kann Monate dauern und zusätzliche Ausgaben erfordern.

Und es ist keine fiktive Geschichte. Mehrere Unternehmen wurden nach einem Cyberangriff und einer langfristigen kostspieligen Wiederherstellung zu Spin-Kunden. Sie kamen zu dem Schluss, dass ein gutes Backup-Tool eine vernünftige Investition ist.

Selbst wenn Sie nicht über viele Konten verfügen, kann es von Vorteil sein, mehrere Minuten damit zu verbringen, eine Sicherungskopie Ihrer Einstellungen zu erstellen.

Bevor Sie mit einer detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung fortfahren, sollten Sie Folgendes wissen:

  1. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Kontoeinstellungen zu sichern:
    1. Manuelle Erfassung der Kontoeinstellungen und anschließende Neuerstellungen
    2. Verwendung spezieller Tools, die vollständig oder teilweise automatisiert sind
  2. Der Backup-Prozess ist für verschiedene Outlook-Versionen etwas anders.

Handbuch & Halbautomatische Tools für die Outlook-Kontosicherung

Frühere Windows-Versionen verfügten über spezielle Programme, mit denen Sie eine Sicherungsdatei Ihrer Kontoeinstellungen erstellen konnten. Windows 10 hat diese Funktion nicht mehr. Stattdessen können Sie Konten entweder manuell neu erstellen oder Ihr gesamtes Profil in eine Registrierung kopieren. Schauen wir uns jede Methode an.

Vollständig manuelle Wiederherstellung eines Outlook-Kontos und seiner Einstellungen

Wenn Sie ein einzelnes Outlook-Konto haben und Ihre Zeit nicht mit einem Backup verschwenden möchten, können Sie Ihr Konto einfach auf einem neuen PC oder neu installiertem Outlook neu erstellen. Dieser Weg ist auch praktikabel, wenn Sie vergessen haben, ein Backup zu erstellen oder keine speziellen Tools zu installieren.

So erstellen Sie Outlook-Kontoeinstellungen manuell neu.

Dieser Vorgang ähnelt dem Erstellen Ihres Kontos.

  1. Klicken Sie auf ‚Datei‘ und dann auf ‚Konto hinzufügen‘
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in Outlook 2016 und neueren Versionen ein oder füllen Sie das Formular (Name, E-Mail, Passwort) für ältere Versionen aus.
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein und drücken Sie OK.
  4. Gehen Sie zur Systemsteuerung (finden Sie im Windows 7-Startmenü oder mit einer Suchleiste für spätere Versionen des Betriebssystems).
  5. Verwenden Sie die Suche, um das Mail-Setup-Fenster zu finden und zu öffnen.
  6. Klicken Sie darauf auf die Schaltfläche ‚E-Mail-Konten‘, um die Kontoeinstellungen zu öffnen.
  7. Wählen Sie das Konto aus, das Sie einrichten möchten, und klicken Sie auf ‚Ändern.‘
  8. Sie haben nun das Fenster Kontoänderung geöffnet, in dem Sie die Daten in die Felder Posteingangsserver (IMAP) und Postausgangsserver (SMTP) eingeben können.
  9. Klicken Sie anschließend auf Weitere Einstellungen, um das Fenster Internet-E-Mail-Einstellungen zu öffnen. Es wird hauptsächlich zum Konfigurieren von IMAP- und SMTP-Nummern verwendet. Gehen Sie dazu zur Registerkarte Erweitert.
  10. Geben Sie die Nummern in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf OK. Wenn bereits Nummern vorhanden sind, stellen Sie sicher, dass diese korrekt sind (wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter).
  11. Wir empfehlen, Ihre Kontoeinstellungen zu testen. Dafür gibt es eine spezielle Schaltfläche im Fenster Konto ändern. Wenn es Fehler gibt, überprüfen Sie alle eingegebenen Daten. Nehmen Sie gegebenenfalls Korrekturen vor.

Sie können Ihr Konto auch direkt in Outlook optimieren, indem Sie auf Datei > Kontoinformationen klicken und einen der Abschnitte im Dropdown-Menü auswählen.

Vorteile:

  • Sie müssen Ihre Zeit nicht damit verbringen, ein Backup zu erstellen
  • Sie verlieren die Sicherungsdatei nicht
  • Sie müssen keine Backup-Tools herunterladen
  • Sie können es verwenden, wenn Outlook oder Ihr Profil beschädigt sind

Nachteile:

  • Kann für mehrere Konten zeitaufwendig sein
  • Beim Ausfüllen der Daten kann ein Fehler auftreten
  • Sie müssen die Kontoeinstellungen abrufen oder versuchen, Informationen an anderer Stelle abzurufen
  • Wenn Sie viele Konten haben, sind Sie frustriert

Am besten für die folgenden Fälle:

  • Einzelkontoprofile
  • Exchange-Konten, die automatisch eingerichtet werden
  • Sie dürfen nichts auf den Computer herunterladen
  • Sie haben vergessen, ein Backup zu erstellen 😉

Sicherung der Windows-Registrierung für Outlook-Kontoeinstellungen

Die Windows-Registrierung enthält Benutzereinstellungen für das Betriebssystem und seine Apps, einschließlich Outlook.

  1. Drücken Sie Start und geben Sie ‚Regedit‘ in die Suchleiste ein. Klicken Sie dann auf ‚regedit.exe.‘
  2. Sie haben den Registrierungseditor geöffnet. Dort sehen Sie viele Ordner und das Auffinden der erforderlichen Ordner kann einige Zeit dauern:

Die Pfade sind für verschiedene Outlook-Versionen unterschiedlich:

  • Ausblick 2007 & 2010:

HKEY_CURRENT_USER \Software\Microsoft\Windows NT \Aktuelle Version \Windows Messaging-Subsystem \Profile

  • Ausblick 2013:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Büro\15.0\Aussicht\Profile

  • Aussicht 2016/2019 / Büro 365:

HKEY_CURRENT_USER \Software \ Microsoft \Büro \16.0\Outlook\Profiles

  1. Wenn Sie den gewünschten Ordner erreicht haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie in einem Dropdown-Menü die Option ‚Exportieren‘.
  2. Wählen Sie den Ort aus, an dem Sie Ihre Sicherungsdatei speichern möchten.

So rufen Sie das Backup ab:

Öffnen Sie die entsprechende Datei und drücken Sie ‚Ja.‘

Pros:

  • Sichern Sie Ihre gesamten Profileinstellungen in 1 take

Cons:

  • Zeitaufwändig
  • Gemeldete Probleme mit dem Adressbuch nach der Übertragung

Am besten für die folgenden Instanzen:

  • Einzelkontoprofile

Sichern der Kontoeinstellungen für alte Versionen von Outlook

Einige Benutzer verwenden immer noch ältere Versionen von Windows und Outlook. Sie können spezielle integrierte Tools verwenden, um ihre Einstellungen zu sichern. Zum Beispiel können Besitzer von Windows 7 WET verwenden.

Windows Easy Transfer

Hinweis: Diese Methode funktioniert nur für Versionen vor Windows 10.

Windows Easy Transfer war ein Standardwerkzeug in Windows 7 und Windows Vista. Es wurde verwendet, um kritische Benutzerdaten einschließlich Kontoeinstellungen zu speichern. Wenn Sie noch eine der älteren Versionen haben, sollten Sie Folgendes tun, um Ihr Outlook-Konto zu sichern:

  1. Klicken Sie auf Startmenü, geben Sie ‚easy‘ in das Suchfeld ein und klicken Sie auf Windows Easy Transfer
  2. Das Fenster wird geöffnet. Klicken Sie auf Weiter:
  3. Wählen Sie Ihren Übertragungsmodus (wenn Sie ein Backup wünschen, wählen Sie die Option ‚eine externe Festplatte oder ein USB-Flash-Laufwerk‘):
  4. Klicken Sie auf ‚Das ist mein alter Computer‘

Das Programm überprüft, was übertragen werden kann.

  1. Kreuzen Sie die entsprechenden Kästchen an:

Sie können Ihre Daten mit einem Passwort schützen:

  1. Wählen Sie den Speicherort der Datei:


Sobald die Übertragung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Weiter:

So rufen Sie das Backup ab:

  1. Wiederholen Sie die Schritte 1-3 der vorherigen Liste und wählen Sie die Option ‚Dies ist mein neuer Computer‘
  2. Klicken Sie auf ‚Ja‘
  3. Geben Sie den Pfad zur Datei mit Ihren gespeicherten Daten an:
  4. Kreuzen Sie die Kästchen an und klicken Sie auf ‚Transfer‘
  5. Überprüfen Sie die wiederhergestellten Daten:
  6. Starten Sie das System neu.

Assistent zum Speichern meiner Einstellungen in Office

Dies war die Standardanwendung in Office XP und Office 2003. Das Programm kopiert die Registrierung in einer einzigen Datei mit ‚.ops-Erweiterung.

Um auf das Programm zuzugreifen, müssen Sie Start und dann Alle Programme drücken. Öffnen Sie die Microsoft Office-Tools und suchen Sie den Assistenten zum Speichern meiner Einstellungen, um eine Sicherungskopie Ihrer Kontoeinstellungen zu erstellen.

Vorteile für Windows Easy Transfer und Office Assistent zum Speichern meiner Einstellungen:

  • Einfach und schnell zu bedienen, keine manuelle Dateneingabe erforderlich
  • Sichert alle Daten aus Outlook (und im Grunde alle Windows-Einstellungen) gleichzeitig
  • Kein Download erforderlich

Nachteile:

  • Sie können keine Backups erstellen, wenn Sie Windows 10 haben
  • Sie können damit nicht von älteren Versionen auf Windows übertragen 10

Am besten für die folgenden Instanzen:

  • Sie haben Windows-Versionen vor 10
  • Sie planen nicht, in naher Zukunft neuere Versionen zu installieren

Automatische Sicherung und Wiederherstellung der Outlook-Kontoeinstellungen

Alle oben aufgeführten Methoden der manuellen und halbautomatischen Sicherung haben mehrere große Nachteile, die sie nach Meinung vieler Benutzer ineffizient und unbequem machen.

  1. Die Sicherungs- und Wiederherstellungsprozesse erfordern viel Zeit und Aufwand.
  2. Das Backup kann nicht skaliert werden.
  3. Jedes Mal, wenn Sie die Kontoeinstellungen ändern oder ein neues Konto hinzufügen, müssen Sie ein neues Backup erstellen.
  4. Es besteht die Möglichkeit, dass Sicherungsdateien verloren gehen.
  5. Einige Daten können dabei beschädigt werden.

Glücklicherweise bietet der Markt eine Vielzahl von Lösungen, die diese Probleme beheben können.

Spin ist eine dieser Anwendungen. Es bietet ein zuverlässiges Backup für das gesamte Office 365 und bietet darüber hinaus eine zusätzliche Sicherheitsebene gegen Social-Engineering-Cyberangriffe.

Die wichtigsten Funktionen, die Spin für die Sicherung der Outlook-Kontoeinstellungen äußerst effizient machen:

  1. Die App speichert eine Kopie Ihrer wichtigsten Daten auf GCP oder AWS. Der Speicher ist unbegrenzt.
  2. Garantierte Wiederherstellung ganzer Daten (zusammen mit den früheren Versionen)
  3. Die Sicherung erfolgt automatisch ein- oder dreimal täglich.
  4. Zeitsparend: Stellen Sie alle Ihre Daten sofort wieder her.
  5. Reduzierung der Wiederherstellungskosten um das bis zu 10-fache.
  6. Migrieren Sie Ihre Daten zwischen Konten mit 1 Klick.
  7. Kundensupport rund um die Uhr per E-Mail und Live-Chat
  8. Unternehmensfreundlich: Greifen Sie über eine einzige Administratorkonsole auf alle Daten zu und verwalten Sie alle Ihre Konten

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Zusammenfassung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Outlook-Kontoeinstellungen zu sichern. Ältere Windows-Versionen verfügten über spezielle Tools für diese Aufgabe. In Windows 10 können Sie Ihr Konto jedoch nur sichern, indem Sie es neu erstellen oder die Registrierung verwenden.

Leider ist dieser Weg zeitaufwändig und komplex, insbesondere für große Organisationen mit Hunderten von Outlook-Konten.

Aus diesem Grund empfehlen wir die Verwendung automatischer Tools wie Spin, die Ihre kritischen Outlook-Daten täglich automatisch sichern. Sie können es sofort wiederherstellen, ohne ein einziges Bit an Informationen zu verlieren. Schließlich ermöglichen sie Administratoren, mehrere Konten gleichzeitig zu verwalten.