Umgang mit Belästigungsbeschwerden: Ratschläge für HR

Wenn Sie wissen, wie Sie mit Belästigungsbeschwerden richtig umgehen, fühlen sich alle Beteiligten sicherer und glücklicher. Machen Sie es den Mitarbeitern zunächst leicht, Beschwerden einzureichen. Bieten Sie mehrere Möglichkeiten, über die sie Belästigung melden können.

Konsistenz ist der Schlüssel, wenn es um den Umgang mit Belästigungsansprüchen geht. Aus diesem Grund müssen Sie ein Beschwerdeverfahren erstellen und implementieren, das auf das Mandat, die Größe, die Kultur und die verfügbaren Ressourcen Ihrer Organisation zugeschnitten ist.

Das Beschwerdeverfahren Ihres Arbeitsplatzes sollte Folgendes umfassen:

  • Jede Beschwerde ernst nehmen
  • Auf jede Beschwerde sofort reagieren
  • Entwicklung geeigneter Ressourcen zur Lösung von Beschwerden
  • Schaffung eines Verfahrens zur Gewährleistung eines gesunden Arbeitsumfelds für Beschwerdeführer
  • Kommunikation von Entscheidungen und Maßnahmen der Organisation nach einer Beschwerde an alle betroffenen Parteien

Machen Sie alle in Ihrer Organisation auf diesen Mechanismus aufmerksam. Sie können sogar ein Mitarbeiterschulungsprogramm zur Einhaltung dieser Verfahren erstellen.

Nach Erhalt der Beschwerde

Wenn Sie zum ersten Mal eine Behauptung erhalten, seien Sie offen. Beurteilen Sie die Situation nicht vorab oder machen Sie keine Annahmen. Nehmen Sie jede Belästigung Beschwerde ernst.

Behandle den Beschwerdeführer mit Respekt und Mitgefühl. Bürsten Sie ihre Beschwerde nicht ab oder spielen Sie sie herunter. Wenn Sie zeigen, dass Sie offen und empfänglich für Beschwerden sind, werden Mitarbeiter ermutigt, sich zu melden, wenn sie bei der Arbeit belästigt werden.

Stellen Sie dem Reporter sicher, dass Sie die Vertraulichkeit so weit wie möglich wahren. Viele Belästigungsopfer befürchten Vergeltungsmaßnahmen von ihrem Belästiger, Sprechen Sie diese Angst an, wenn Sie sich mit der Behauptung befassen.

Erstellen Sie einen Plan für den Umgang mit der Belästigungsbeschwerde

Nachdem Sie einen Belästigungsantrag erhalten haben, müssen Sie einen Plan für das weitere Vorgehen erstellen.

Bestimmen Sie, ob Sie vorläufige Schritte unternehmen müssen, um den Beschwerdeführer zu schützen. Wenn sie einer unmittelbaren Gefahr ausgesetzt sind, kann es erforderlich sein, ihren Arbeitsplatz zu verlegen oder sie am Ende des Arbeitstages zu ihrem Auto zu begleiten. Das HR Magazine warnt jedoch davor, dass Sie „darauf achten sollten, nicht versehentlich Maßnahmen zu ergreifen, die dem Beschwerdeführer abträglich sein könnten.“

Sie müssen auch überlegen, ob Sie PR-Schritte unternehmen müssen. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Mitarbeiter mit seiner Beschwerde an die Presse geht, bereiten Sie eine Erklärung vor. Wenn Sie planen, wie Sie mit Belästigungsbeschwerden in den Medien umgehen, bevor sie auftreten, sparen Sie sich später Stress.

Reduzieren Sie das Risiko von Schäden für Ihre Mitarbeiter und Organisation und führen Sie bessere Untersuchungen am Arbeitsplatz durch, indem Sie unsere kostenlose Vorlage für Mitarbeiterbeschwerdeformulare verwenden.

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Umgang mit Belästigungsbeschwerden: Ratschläge für Manager

Mitarbeiter wenden sich häufig mit Beschwerden an ihre Manager oder Vorgesetzten, da sie sich dadurch weniger anfällig fühlen als direkt an die Personalabteilung. In diesem Fall sind Sie möglicherweise verwirrt, was zu tun ist. Wenn Sie sich fragen, wie Sie mit einer Belästigungsbeschwerde umgehen sollen, Es ist wichtig, die folgenden Tipps zu beachten.

Sofort melden

Wenn ein Mitarbeiter mit einer Belästigungsbeschwerde zu Ihnen kommt, ist es wichtig, schnell zu handeln. Informieren Sie den Reporter, dass Sie verpflichtet sind, HR einzubeziehen. Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter in Gefahr ist oder nicht, schützt die sofortige Meldung der Anschuldigung ihn und Ihre Organisation.

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Dokument sorgfältig

Sie können alarmiert sein, was der Beschwerdeführer Ihnen sagt. Unabhängig davon müssen Sie ruhig und neutral bleiben, wenn Sie über die Behauptung an die Personalabteilung oder einen höheren Manager kommunizieren. Seien Sie sicher:

  • Verwenden Sie neutrale Sprache. Fügen Sie keine entzündlichen Adjektive hinzu und versuchen Sie nicht, das angebliche belästigende Verhalten mit juristischem Jargon zu kategorisieren.
  • Schreiben Sie die Beschreibung des Verhaltens dem Beschwerdeführer zu. Sagen Sie zum Beispiel nicht: „Mary wurde von Bob sexuell belästigt.“ Sag stattdessen „Mary kam zu mir und erklärte, dass sie erlebt hat, was sie als sexuelle Belästigung von Bob beschreibt.“
  • Halte dich an die Fakten. Bieten Sie keine Meinungen oder Schlussfolgerungen an, die auf den Informationen basieren, die der Reporter Ihnen gegeben hat.

Vorsicht vor E-Mails

Die schriftliche Kommunikation (z. B. per E-Mail) kann länger dauern und ist häufig nicht der effektivste Weg, um eine Beschwerde zu melden. Kommunizieren Sie stattdessen mündlich mit der Personalabteilung über die Behauptung des Mitarbeiters.

Firmen-E-Mails sind nicht privilegiert und können als Beweismittel verwendet werden, wenn aus der Beschwerde eine Klage wird. Seien Sie sich dessen bewusst und stellen Sie sicher, dass sowohl HR als auch der Beschwerdeführer dies auch tun.

Verfahren zur Untersuchung von Belästigungen

Sobald Sie wissen, wie Sie mit Belästigungsbeschwerden am Arbeitsplatz umgehen, können Sie mit dem Verfahren zur Untersuchung von Belästigungen beginnen. Denken Sie bei der Untersuchung eines Anspruchs daran:

  • Führen Sie eine gründliche Dokumentation jedes Schritts des Prozesses durch
  • Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Behauptung zu bestätigen oder zu widersprechen
  • Bewahren Sie die Vertraulichkeit aller Parteien so weit wie möglich auf
  • Neutral bleiben

Laut Meric Bloch, dem Erfinder der Winter-Methode zur Durchführung von Untersuchungen am Arbeitsplatz, „ist um Fehlverhalten zu beweisen und zu widerlegen.“

Sie versuchen nicht wirklich festzustellen, ob Belästigung an Ihrem Arbeitsplatz aufgetreten ist, sondern festzustellen, ob die Ereignisse, die der Beschwerdeführer mit Ihnen in Verbindung gebracht hat, gegen die Anti-Belästigungspolitik Ihrer Organisation verstoßen. Diese Denkweise wird Ihnen helfen, Belästigungsbeschwerden offen zu untersuchen.

Schutz Ihrer Organisation

Als Arbeitgeber haben die Sicherheit und das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter hohe Priorität. Sie müssen jedoch auch den Ruf Ihrer Organisation während einer Belästigungsuntersuchung schützen.

Achten Sie von Beginn der Untersuchung an auf „off the Record“ -Kommentare. Sollte der Beschwerdeführer seinen Fall vor Gericht bringen, könnte Ihre Organisation haftbar gemacht werden. Sie können behaupten, dass das Unternehmen von ihrer Beschwerde wusste und sie ignorierte, obwohl sie darum baten, ihre Beschwerde „geheim zu halten.“

Während einer Untersuchung am Arbeitsplatz gibt es viele Gründe, warum eine beteiligte Partei einen Diskriminierungsantrag stellen kann. Der Reporter kann sich diskriminiert fühlen, wenn Sie ihn zwingen, seine Arbeitseinstellung zu ändern, anstatt die der beschuldigten Person. Sie können sehen, dass sie zu einer neuen Station oder zu anderen Arbeitszeiten als Strafe für das Kommen nach vorne gebracht werden. Um dies zu vermeiden, verschieben oder suspendieren Sie stattdessen den angeklagten Mitarbeiter.

Machen Sie dem Angeklagten klar, dass diese Handlungen kein Hinweis auf seine Schuld sind und dass das Ergebnis der Untersuchung nicht vorherbestimmt ist. Andernfalls könnte der beschuldigte Belästiger eine eigene Diskriminierungsklage einreichen.

Nach der Untersuchung

Es kann schwierig sein, Ihren Arbeitsplatz nach einem Belästigungsanspruch wieder normal zu machen. Stellen Sie ein respektvolles Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter wieder her, indem Sie sensible und komplexe Themen offen ansprechen. Jeder kann für eine Weile nervös sein, Seien Sie also besonders offen für Diskussionen über Themen rund um Belästigung.

Bevor Sie eine Belästigungsbeschwerde als gelöst bezeichnen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur ein Pflaster auf das Problem geklebt haben. Wenn Sie Probleme beim ersten Mal lösen, kann Ihre Organisation in Zukunft weitere Belästigungsansprüche vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Untersuchung gründlich war und den Hintergrund der beschuldigten Person untersuchte, um sicherzustellen, dass sie niemanden belästigte.

Wenn Sie sich entscheiden, eine Richtlinie zur Behandlung von Beschwerden für Ihren Arbeitsplatz zu schreiben, verwenden Sie unsere praktische Checkliste, um loszulegen.

Belästigungsbeschwerden vermeiden

Belästigungsuntersuchungen können stressig und zeitaufwändig sein und Ihrem Unternehmen schaden.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Richtlinien und Schulungsverfahren zur Bekämpfung von Belästigung auf dem neuesten Stand halten. Diese sollten klar, prägnant und spezifisch sein.

Planen Sie regelmäßige Gleichstellungs- und Diversity-Schulungen für alle Mitarbeiter. Verlangen Sie, dass die Mitarbeiter die Anti-Belästigungs-Richtlinie jedes Jahr erneut lesen und bestätigen, dass sie dies schriftlich getan haben. Bringen Sie Managern bei, wie sie mit Belästigungsbeschwerden umgehen, die Mitarbeiter ihnen möglicherweise vorlegen.

Mitarbeiter darüber zu informieren, welches Verhalten an Ihrem Arbeitsplatz akzeptabel ist und welches nicht, kann dazu beitragen, Belästigungen zu reduzieren. Diese Schritte zeigen auch, dass Sie sich dafür einsetzen, Belästigung am Arbeitsplatz zu verhindern. Ihre Mitarbeiter fühlen sich nicht nur umsorgt, sondern Sie haben auch eine gute Verteidigung, falls ein Beschwerdeführer rechtliche Schritte gegen Ihre Organisation einleitet.