¿Está dirigiendo un negocio y está buscando a alguien que pueda ayudarlo de manera eficiente a realizar sus tareas de administración? Entonces, deberías buscarte un asistente. Ahora, aquí viene una parte difícil de su búsqueda: está el asistente ejecutivo y el asistente administrativo. Si no tiene suficiente conocimiento sobre los atributos necesarios de estos profesionales y sus deberes específicos, puede terminar contratando a la persona equivocada. Este artículo le ayuda a evitar tal situación al ofrecer tanta información útil como sea posible.

Descripciones de trabajo para Asistentes Ejecutivos y Administrativos

Un asistente administrativo ayuda a dirigir una oficina comercial y se encarga de las tareas básicas de oficina. En muchos casos, este profesional puede progresar hasta convertirse en asistente ejecutivo, donde sus responsabilidades existentes se sumarán a la asistencia a los ejecutivos de la empresa. En general, las funciones de estas dos profesiones son prácticamente las mismas, pero el asistente ejecutivo suele asumir tareas más importantes que el asistente administrativo.

Ya sea que uno trabaje como asistente ejecutivo o administrativo, es probable que trabaje con suministros y equipo de oficina, como una computadora, una impresora, una fotocopiadora, un fax y un sistema telefónico. Cuando se trata de capacitar a nuevos miembros del personal, también puede ser un deber de ambos profesionales. Con todo, hay ciertas responsabilidades que distinguen una de la otra.

Asistente Ejecutivo
Como asistente ejecutivo, el trabajo de uno está típicamente más concentrado en atender las necesidades de los ejecutivos para los que trabaja. Él / ella sería responsable de administrar el horario diario y establecer citas personales para uno o más ejecutivos o profesionales de alto nivel en una empresa. También se le podría dar autoridad para supervisar a otros miembros del personal de la oficina, supervisar sus proyectos, así como para preparar demos y diapositivas que los ejecutivos usarán.

Auxiliar administrativo
Como auxiliar administrativo, las funciones de uno a menudo consistirían en introducir datos comerciales en una base de datos computadorizada, mantener documentos y archivos, programar reuniones, dirigir a los visitantes y responder llamadas telefónicas. Además, este profesional puede extender sus especializaciones a un campo en particular, como el derecho o la medicina. Un asistente administrativo jurídico organiza los documentos jurídicos y lleva a cabo investigaciones básicas bajo la supervisión de un abogado o un asistente jurídico, mientras que un asistente administrativo médico archiva los registros médicos, atiende las llamadas a las farmacias y saluda a los pacientes.

Diferencias clave

Hay una gran diferencia entre un ejecutivo y un asistente administrativo, donde, por lo general, el primero goza de más prestigio y gana más dinero que el segundo. La razón principal de esto es que los asistentes ejecutivos atienden a los ejecutivos y básicamente sirven como la mano derecha de los que están en el poder, como presidentes, vicepresidentes, directores financieros y directores ejecutivos.

En cuanto a los asistentes administrativos, generalmente se ocupan de las tareas rutinarias asociadas con mantener una empresa en orden, que pueden incluir responder llamadas telefónicas, entretener a los visitantes, archivar y programar reuniones. Sin embargo, esto no significa que estas tareas no puedan asignarse a los asistentes ejecutivos, como es muy probable que puedan hacerlo. De todos modos, los asistentes ejecutivos son los que en su mayoría son llamados a realizar tareas que requieren una mayor sensibilidad al tiempo y más delicadeza, por lo que deben tener un cierto grado de perspicacia comercial.

Educación
Un asistente administrativo necesita un diploma de escuela secundaria con habilidades básicas de computación y oficina para estar calificado para puestos de nivel de entrada relevantes. Por otro lado, aquellos que emplean a un asistente ejecutivo generalmente preferirán candidatos con un título de 4 años en negocios o campos relacionados.

Salario
De acuerdo con la Oficina de Trabajo y Estadísticas, el salario promedio para los asistentes ejecutivos era de 23,13 dólares por hora en mayo de 2011, mientras que era de 16,66 dólares para los asistentes administrativos. Si nos basamos en estas cifras para obtener cifras anuales, los asistentes ejecutivos ganan más de 1 13,000 más que los asistentes administrativos cada año.

Responsabilidades
Generalmente, un asistente ejecutivo es responsable de todos los trámites administrativos de la gestión de una empresa y puede estar asociado con un solo individuo, generalmente un ejecutivo o un director, en una gran empresa y todos los ejecutivos en empresas más pequeñas. Esta persona debe ser capaz de llevar a cabo todas las solicitudes de sus gerentes y a menudo se considera la última barrera ante la oficina del ejecutivo, por lo que puede estar al tanto de información confidencial, al tiempo que es discreta todo el tiempo. Además, un asistente ejecutivo dedica su carrera a ayudar a los funcionarios corporativos, incluso proporcionando no solo apoyo administrativo, sino también asesoramiento profesional. En su mayoría, los ejecutivos lo tratan como personas a las que acudir para obtener ayuda, recomendaciones e ideas confidenciales. Pero al igual que con otros cargos en una organización, sus responsabilidades también variarán de acuerdo con la cultura que gobierna en una empresa en particular.

Entornos En Los Que Estos Profesionales Serán Más Eficientes

En una Oficina Pequeña
En este tipo y tamaño de entorno de trabajo, las tareas y responsabilidades de un ejecutivo o asistente administrativo generalmente serán realizadas por varios empleados. De hecho, algunas tareas son realizadas por los propios ejecutivos de la empresa.

En una Oficina Mediana
A medida que aumenta el tamaño de una organización corporativa, así como la necesidad de tener a alguien que esté altamente organizado y tenga las habilidades para realizar una serie de tareas. Esto es especialmente cierto para los jefes de la empresa que necesitan mantener un alto nivel de integridad y confidencialidad para la empresa que están llevando a cabo.

En una Oficina grande
Normalmente, una oficina grande necesita tener asistentes ejecutivos y administrativos, ya que es necesario tener a alguien que administre la oficina y coordine a las personas que sirven directamente a los ejecutivos. En algunas situaciones, un asistente administrativo es el que va con un ejecutivo en viajes de negocios largos con el propósito de ayudarlo a programar, realizar tareas de organización y cumplir con los arreglos.

En pocas palabras

En general, tanto los cargos de ejecutivo como de asistente administrativo ofrecen soporte administrativo avanzado para gerentes y ejecutivos. Lo que separa sus trabajos de los de otros puestos que requieren tareas más rutinarias y administrativas es el nivel de confidencialidad y responsabilidad que se les asocia.

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