La configuración de la cuenta de Outlook contiene información importante esencial para que su bandeja de entrada funcione correctamente. Restaurar estos datos en caso de pérdida puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando tiene varias cuentas.

Este artículo describe varias formas de hacer copias de seguridad de la configuración de la cuenta de Outlook con gran detalle. También obtendrá respuestas a preguntas populares como:

  • ¿Cómo puedo exportar la configuración de mi cuenta de Outlook?
  • ¿Dónde se almacenan los ajustes de la cuenta de Outlook?
  • ¿Cómo hago una copia de seguridad de mis reglas de Outlook?
  • ¿Cómo hago una copia de seguridad automática de Outlook?

Tabla de Contenidos

Descripción general de las formas de Hacer copias de seguridad de la configuración de la cuenta de Outlook

La leyenda dice que las primeras versiones de Outlook contenían funciones especiales que le permitían hacer copias de seguridad de la configuración de su cuenta. A partir de Outlook 2007, ya no existe tal opción. Probablemente, los desarrolladores lo consideraron redundante. Sin embargo, los usuarios no parecen apoyar esta opinión. Nosotros tampoco.

Por qué necesita una copia de seguridad de la configuración de la cuenta de Outlook:

  1. Hay una alta probabilidad de mal funcionamiento de la computadora debido a un error o ataque cibernético
  2. Si comienza a usar una nueva computadora
  3. Si transfiere a otra versión de Outlook o Windows
  4. Necesita reinstalar Outlook o Windows

Algunos podrían encontrar excesivo este proceso de copia de seguridad en particular. No hay nada difícil en simplemente configurar su cuenta de nuevo en un nuevo PC. Es cierto para las personas que solo tienen una o dos cuentas de Outlook.

Sin embargo, las cosas son diferentes para las grandes organizaciones, como empresas, instituciones gubernamentales o instalaciones educativas. Estos tienen docenas o incluso cientos de cuentas de Outlook. Restaurar sus configuraciones únicas podría causar un tiempo de inactividad significativo.

Imagine un solo ciberataque que daña a una empresa con más de 1000 empleados. Volver a la normalidad puede llevar meses y requerir gastos adicionales.

Y no es una historia ficticia. Varias empresas se convirtieron en clientes Spin después de sufrir un ciberataque y una costosa recuperación a largo plazo. Llegaron al entendimiento de que una buena herramienta de copia de seguridad es una inversión razonable.

Sin embargo, incluso si no tiene muchas cuentas, gastar varios minutos en hacer una copia de seguridad de su configuración puede ser beneficioso.

Antes de continuar con una guía detallada paso a paso, aquí hay varias cosas que debe saber:

  1. Hay dos formas de hacer una copia de seguridad de la configuración de su cuenta:
    1. Registro manual de la configuración de la cuenta y las recreaciones posteriores
    2. Uso de herramientas especiales que están total o parcialmente automatizadas
  2. El proceso de copia de seguridad es ligeramente diferente para varias versiones de Outlook.

Manual & Herramientas semiautomáticas para Copia de seguridad de cuentas de Outlook

Las versiones anteriores de Windows tenían programas especiales que le permitían crear un archivo de copia de seguridad de la configuración de su cuenta. Windows 10 ya no tiene esta función. En su lugar, puede recrear cuentas manualmente o copiar todo su perfil en un registro. Echemos un vistazo a cada método.

Recreación totalmente manual de una cuenta de Outlook y su configuración

Si tiene una sola cuenta de Outlook y no desea perder el tiempo en una copia de seguridad, simplemente puede recrear su cuenta en un nuevo PC o Outlook recién instalado. Esta forma también es viable si olvidó hacer una copia de seguridad o no instala herramientas especiales.

Cómo recrear manualmente la configuración de la cuenta de Outlook.

Este proceso es similar al de crear tu cuenta.

  1. Haga clic en ‘Archivo’ y luego en ‘Agregar cuenta’
  2. Ingrese su correo electrónico en Outlook 2016 y versiones posteriores o complete el formulario (nombre, correo electrónico, contraseña) para versiones anteriores.
  3. Introduzca su contraseña y pulse Aceptar.
  4. Vaya al Panel de control (se puede encontrar en el Menú Inicio de Windows 7 o con una barra de búsqueda para versiones posteriores del sistema operativo).
  5. Use la búsqueda para buscar y abrir la ventana de configuración de correo.
  6. En él, haga clic en el botón’ Cuentas de correo electrónico ‘ para abrir la configuración de la cuenta.
  7. Elija la cuenta que desea configurar y haga clic en «Cambiar».’
  8. Ahora tendrá abierta la ventana de Cambio de cuenta, donde podrá introducir los datos en los campos Servidor de Correo Entrante (IMAP) y Servidor de Correo Saliente (SMTP).
  9. A continuación, haga clic en Más Configuraciones para abrir la Ventana de Configuración de Correo electrónico de Internet. Se utiliza principalmente para configurar números IMAP y SMTP. Para hacerlo, vaya a la pestaña Avanzado.
  10. Introduzca los números en el campo correspondiente y haga clic en Aceptar. Si ya hay números, asegúrese de que sean correctos (consulte con su proveedor de correo electrónico).
  11. Le sugerimos probar la configuración de su cuenta. Hay un botón especial para eso en la ventana Cambiar cuenta. Si hay errores, comprueba todos los datos que has introducido. Haga correcciones cuando sea necesario.

También puede ajustar su cuenta directamente en Outlook haciendo clic en Archivo > Información de la cuenta y seleccionando una de las secciones en el menú desplegable.

Pros:

  • No tiene que gastar su tiempo en hacer una copia de seguridad
  • No perderá el archivo de copia de seguridad
  • No necesita descargar herramientas de copia de seguridad
  • Puede usarlo si Outlook o su perfil se aplastan

Contras:

  • Puede llevar mucho tiempo para varias cuentas
  • Puede cometer un error al rellenar los datos
  • Tendrá que recuperar la configuración de la cuenta o intentar recuperar información en otro lugar
  • Si tiene muchas cuentas, se sentirá frustrado

Lo mejor para las siguientes instancias:

  • Perfiles de una sola cuenta
  • Cuentas de Exchange que se configuran automáticamente
  • No se le permite descargar nada en el equipo
  • Olvidó hacer una copia de seguridad 😉

Copia de seguridad de configuración de cuenta del Registro de Windows para Outlook

El registro de Windows contiene la configuración de usuario para el sistema operativo y sus aplicaciones, incluida Outlook.

  1. Pulse Inicio y escriba «Regedit» en la barra de búsqueda. A continuación, haga clic en ‘regedit.exe.’
  2. Tendrá abierto el Editor del Registro. Allí verá muchas carpetas y encontrar la necesaria puede llevar algún tiempo:

Las rutas serán diferentes para varias versiones de Outlook:

  • Perspectivas 2007 & 2010:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Subsistema de Mensajería de Windows \ Perfiles

  • Outlook 2013:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0\Outlook \ Perfiles

  • Outlook 2016 / 2019 / Office 365:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles

  1. Una vez que haya llegado a la carpeta necesaria, haga clic con el botón derecho y seleccione la opción ‘Exportar’ en un menú desplegable.
  2. Seleccione el lugar donde desea almacenar el archivo de copia de seguridad.

Cómo recuperar la copia de seguridad:

Abra el archivo correspondiente y presione «Sí».’

Pros:

  • Copia de seguridad de toda la configuración de tu perfil en 1 toma

Contras:

  • Problemas notificados con la libreta de direcciones después de la transferencia

Lo mejor para las siguientes instancias:

  • Perfiles de una sola cuenta

Cómo hacer copias de seguridad de la configuración de la cuenta para versiones antiguas de Outlook

Algunas personas siguen utilizando versiones anteriores de Windows y Outlook. Pueden usar herramientas especiales incorporadas para hacer copias de seguridad de sus configuraciones. Por ejemplo, los propietarios de Windows 7 pueden usar WET.

Transferencia fácil de Windows

Nota: este método solo funciona para versiones anteriores a Windows 10.

Windows Easy transfer era una herramienta predeterminada en Windows 7 y Windows Vista. Se utilizó para almacenar datos críticos del usuario, incluida la configuración de la cuenta. Si todavía tiene una de las versiones anteriores, debe hacer lo siguiente para hacer una copia de seguridad de su cuenta de Outlook:

  1. Haga clic en el menú Inicio, escriba ‘fácil’ en el campo de búsqueda y haga clic en Transferencia fácil de Windows
  2. Se abrirá la ventana mojada. Haga clic en Siguiente:
  3. Elija su modo de transferencia (si desea una opción de copia de seguridad, elija «un disco duro externo o una unidad flash USB»):
  4. Haga clic en «Esta es mi computadora antigua’

El programa verificará lo que se puede transferir.

  1. marque las casillas correspondientes:

Usted puede proteger su información con una contraseña:

  1. Elegir la ubicación del archivo:


una Vez que la transferencia se haya completado, haga clic en Siguiente:

Cómo recuperar la copia de seguridad:

  1. Repita los pasos 1-3 de la lista anterior y seleccione la opción’ Este es mi nuevo equipo ‘
  2. Haga clic en ‘ Sí ‘
  3. Especifique la ruta del archivo con sus datos almacenados:
  4. Marque las casillas y haga clic en «Transferir’
  5. Compruebe los datos que ha restaurado:
  6. Reinicie el sistema.

Asistente para guardar mi configuración de Office

Esta fue la aplicación predeterminada en Office XP y Office 2003. El programa copió el registro en un solo archivo con ‘.extensión de operaciones.

Para acceder al programa, debe presionar Inicio y, a continuación, Todos los programas. Abra Herramientas de Microsoft Office y busque el Asistente para Guardar mi configuración para hacer una copia de seguridad de la configuración de su cuenta.

Pros para Windows Asistente para Guardar mis Configuraciones y Transferencia Fácil de Office:

  • Fácil y rápido de usar, no se requiere entrada manual de datos
  • Realiza copias de seguridad de todos los datos de Outlook (y básicamente de todas las configuraciones de Windows) al mismo tiempo
  • No se requiere descarga

Contras:

  • No podrá hacer copias de seguridad si tiene Windows 10
  • No puede usarlo para transferir de versiones anteriores a Windows 10

Lo mejor para las siguientes instancias:

  • Tiene versiones de Windows anteriores a 10
  • No planea instalar versiones más nuevas en un futuro cercano

Copia de seguridad automática y Restauración de la configuración de la cuenta de Outlook

Todos los métodos mencionados anteriormente de copia de seguridad manual y semiautomática tienen varios inconvenientes importantes que, en opinión de muchos usuarios, los hacen ineficientes e inconvenientes.

  1. Los procesos de copia de seguridad y restauración requieren mucho tiempo y esfuerzo.
  2. La copia de seguridad no se puede escalar.
  3. Cada vez que cambie la configuración de la cuenta o agregue una nueva cuenta, debe hacer una nueva copia de seguridad.
  4. Existe la posibilidad de perder archivos de copia de seguridad.
  5. Algunos datos pueden dañarse en el proceso.

Afortunadamente, el mercado ofrece una variedad de soluciones que pueden solucionar esos problemas.

Spin es una de estas aplicaciones. Ofrece una copia de seguridad confiable para todo Office 365 y, además, proporciona una capa de seguridad adicional contra los ciberataques de ingeniería social.

Las características clave que hacen que Spin sea súper eficiente para la copia de seguridad de la configuración de la cuenta de Outlook:

  1. La aplicación almacena una copia de sus datos más importantes en GCP o AWS. El almacenamiento es ilimitado.
  2. Recuperación garantizada de datos completos (junto con las versiones anteriores)
  3. La copia de seguridad se realiza automáticamente una o tres veces al día.
  4. Ahorro de tiempo: restaure todos sus datos al instante.
  5. Reducción de los costes de recuperación hasta 10 veces.
  6. Migre sus datos entre cuentas en 1 clic.
  7. Atención al cliente permanente a través de correo electrónico y Chat en vivo
  8. Apto para empresas: acceda a todos los datos y administre todas sus cuentas desde una única consola de administración

Compare Spin con otras herramientas de copia de seguridad de Outlook y vea por qué es la mejor solución para usted.

Echa un vistazo ahora!

Resumen

Hay varias formas de hacer copias de seguridad de la configuración de su cuenta de Outlook. Las versiones anteriores de Windows tenían herramientas especiales para esta tarea. Sin embargo, en Windows 10 solo puede hacer una copia de seguridad de su cuenta recreándola o utilizando el Registro.

Desafortunadamente, esta forma requiere mucho tiempo y es compleja, especialmente para grandes organizaciones con cientos de cuentas de Outlook.

Es por eso que sugerimos usar herramientas automáticas como Spin que respaldan sus datos críticos de Outlook automáticamente a diario. Pueden restaurarlo de inmediato sin perder un solo bit de información. Por último, permiten a los administradores administrar varias cuentas a la vez.