Hay muchas maneras de pagar su reunión, de las que hablaremos en esta y muchas otras columnas por venir. Por favor, comparta las formas en que paga los gastos de la reunión y compartiré ideas únicas en futuras columnas.

¿Cómo vamos a Pagar por esta Reunión?

En Cómo tener una Reunión Familiar Exitosa, Elsie Holloman aconseja que el comité de planificación establezca una cuenta en un banco o cooperativa de crédito con dos personas requeridas para firmar transacciones. Si tiene un gran número de personas o una reunión costosa pagada en cuotas, un crucero, por ejemplo, esto es obligatorio. Elabore un presupuesto detallado. Los costos iniciales incluyen correos y llamadas telefónicas de larga distancia. Incluya una discusión seria de los gastos de la reunión en la primera carta.

Emma Wisdom en la Planificación de una Reunión Familiar enfatiza la importancia de mantener a todos informados sobre exactamente lo que «vas a hacer con todo ese dinero».»Ella sugiere que se requiera el pago 90 días antes de la reunión para que tenga con qué trabajar y sepa cuántos esperar. El otro libro de Wisdom, Family Reunion Organizer, sugiere ofrecer premios a varias de las primeras personas en enviar registros. O bien, ofrezca un descuento a todos los que se registren en una fecha determinada. ¿No suena más atractivo un descuento por llegar temprano que una penalización por llegar tarde?

Tendrá que decidir qué tipo de reunión desea para estimar los costos. ¿Será un picnic con suerte de olla con todos trayendo sus propias comidas o una porción de la comida para compartir? ¿Su familia tendrá un banquete en su iglesia o en un restaurante? ¿Te alojarás en un hotel o resort? ¿Qué tal una reunión en un crucero? Estas opciones básicas le ayudan a decidir lo que tendrá que pagar por su reunión. Y si bien proporcionaremos sugerencias extensas sobre la recaudación de fondos para reuniones, solo estamos arañando la superficie. La recaudación de fondos exitosa es una buena noticia de la reunión. Ayuda a otros a disfrutar de sus reuniones compartiendo tus sugerencias.

Quizás la forma más común en que se financian las reuniones es dividiendo todos los gastos por igual, o haciendo que todos paguen individualmente los gastos en los que incurren. Con esas posibilidades en cada extremo, veamos algunos otros escenarios intermedios. La reunión no debe costar más de lo que cualquier miembro individual puede permitirse, o de lo contrario se deben tomar disposiciones para cubrir el costo para todos. Muchas reuniones incluyen actividades de recaudación de fondos que pueden ser lucrativas y divertidas. Siempre he tenido la fantasía de que alguien podría ganar la lotería y ofrecerse a usar su generosidad para pagar la reunión familiar the ¡el interés por sí solo probablemente sería suficiente! Otras fantasías incluyen convencer a un pariente adinerado para que establezca una dotación para sostener todas las reuniones futuras, o ganar un premio del sorteo que premie reuniones para su familia a perpetuidad. De acuerdo, de acuerdo get te haces una idea. La recaudación de fondos de fantasía con una dotación es un poco salvaje, pero prometedora.

Hay tantas formas de pago como reuniones y grupos de reunión. En primer lugar, determine sus posibles gastos de reunión, decida lo que puede recortar para reducir los costos y, a continuación, averigüe cómo pagar todo. Históricamente, las reuniones eran picnics en un parque o en una granja donde se planeaban juegos y los asistentes donaban alimentos. Pero muchas reuniones ahora duran al menos tres días y son las vacaciones familiares o una parte importante de ellas. Y todas las reuniones tienen algunos costos asociados con ellas. Los proyectos in situ, como sorteos y subastas, requieren una planificación previa que incluye la solicitud de donaciones y contribuciones para la actividad, la contratación de subastadores y el fomento de las compras por parte de los miembros de la familia.

Los recaudadores de fondos que requieren aún más tiempo para planificar y ejecutar son proyectos a largo plazo, como solicitar apoyo corporativo, decorar y hacer colchas, recopilar recetas y producir libros de cocina y muchos otros proyectos editoriales, como directorios, álbumes de recortes y libros de historia. También se requiere planificación anticipada para ordenar productos personalizados (impresos) como camisetas, gorras, tazas de café, bolígrafos, lápices…y muchos más artículos. Cada reunión de los descendientes de George Bullock, Padre y sus catorce hijos con sus esposas Sallie Jones y Fannie Anne Wooten, presenta recuerdos que incorporan un escudo familiar diseñado por Renee Brown, un miembro de la familia Bullock de 16 años de edad. Sus recuerdos han variado desde camisetas y gorras hasta placas, osos de peluche con suéteres pequeños con la cresta de toro, botiquines de primeros auxilios y sombrillas.

La forma más espontánea (y para muchas familias la mejor) de recaudar fondos es pasar el sombrero. Para tener éxito, este método requiere que algunos miembros sean muy generosos; ¿dónde, pero en las familias, se puede encontrar verdadera generosidad y voluntad de continuar con una gran tradición familiar? Recaudar dinero puede ser tan divertido o tan poco como quieras, pero también puede ser una molestia. Depende de ti hacer que sea divertido y generar entusiasmo para dar generosamente y a menudo.

Recuerdos y Recuerdos de reunión

Una variedad infinita de productos especializados están disponibles para conmemorar su reunión. A menos que el deseo de camisetas o tazas sea abrumador, investigue y discuta los recuerdos a fondo antes de firmar en la línea punteada. Los catálogos abundan con muchas posibilidades y querrás explorar muchas de ellas. ¿Quieres frisbees? ¿Gorras de visera? Llaveros? Hebillas de cinturón? Sudaderas? Peluche mascotas? ¿Bolígrafos? ¿Lápices? ¿Blocs de notas? Consulte a otros que hayan pedido artículos impresos. Escucha lo que dicen. No desafiar una mala recomendación: casi nunca sale bien! En el caso de artículos que requieren tallas (camisetas, sudaderas, gorras), tendrá varias formas de ordenar. Si está incluyendo el costo de las camisetas en el registro, deberá conocer las tallas de todos y, para hacerlo, deberá enviar formularios de pedido al menos seis meses antes de su reunión (porque querrá permitir al menos dos meses para que la empresa complete su pedido). O puedes adivinar el número de miembros de tu familia que comprarán camisas, luego adivinar las tallas y esperar que las vendas todas. O puede pedir a todos los que quieran pedir un artículo y pagar por adelantado en un plazo firme después del cual no se puede pedir nada (aunque sería prudente adelantar el dinero para comprar algunos extras para las personas que no ordenaron cuando tuvieron la oportunidad).

Evite decepciones al permitir tiempo suficiente para la entrega de artículos impresos. Algunas compañías exigen el pago por adelantado. Otros aceptan pedidos a pagar por factura. Pero nada es peor que tener un pedido que no llega a tiempo. Todas las empresas reclaman una entrega rápida. Con previo aviso, la empresa puede completar su pedido correctamente. Piensa en tu pedido. Ahorre dinero omitiendo el año u otra información no esencial en artículos personalizados. Es posible que le queden suministros para el futuro.

Phyllis Hackleman en Planificador de Reuniones sugiere algunas preguntas para hacer al ordenar recuerdos:

  • ¿Hay cargos por mostrar ilustraciones?
  • ¿hay cargos adicionales por más de un color?
  • ¿El fabricante garantizará los colores? ¿Cuesta extra?
  • ¿Quién paga los gastos de envío? ¿Cuánto cuestan?
  • ¿Quién paga los cargos de reenvasado de UPS, si se incurre en ellos?
  • ¿Compartirá el fabricante una prueba antes de la producción para verificar que es el producto que desea?
  • ¿Estará obligado a pagar por un sobrecosto superior al número exacto que pidió?

Aprende de las reuniones de clase

Linda Johnson Hoffman y Neal Barnett en El Planificador de Reuniones sugieren sorteos para compensar los déficits presupuestarios. Solicite donaciones de un buen restaurante o teatro para cenas o entradas para dos personas. Puedes comprar rollos de boletos de rifa en tiendas de papelería y suministros de oficina, y puedes ofrecer una mención en tu libro/programa de recuerdos a cambio de donaciones de tus patrocinadores. La mecánica es relativamente simple. Venda boletos antes y durante la reunión; luego, cuando anuncie al ganador, asegúrese de mencionar de manera prominente los nombres de los donantes. El mismo libro sugiere sortear o subastar centros de mesa. Otro tipo de sorteo requiere colocar sobres numerados en cada mesa (los mismos números en cada mesa). Pida a todos que coloquen las donaciones en sobres numerados, luego dibuje uno para un ganador en cada mesa y done el resto a la causa de la reunión.

En Cómo organizar su Reunión de Escuela Secundaria, Glenn A. Jacobs sostiene que algunos costos se pueden cubrir solicitando donaciones adicionales, ya sea en efectivo o servicios. Un compromiso financiero adicional puede venir como invitaciones de impresión, programas, libros de recuerdos o boletines, flores, decoraciones, alimentos, bebidas, publicidad o avisos de periódicos. Otra forma de recaudar dinero es obtener una licencia de alcohol de un día para un bar abierto. Al planear una barra libre, asegúrese de que alguien acepte comprar licor sobrante de antemano.

¿Crece el Dinero de la Reunión en los Árboles?

Pruebe variaciones de ventas de alimentos y bebidas y elefantes blancos. Las ventas de alimentos pueden obtener un buen beneficio si considera cuidadosamente a sus clientes de reunión. Una venta de pasteles podría incluir postres para comer allí mismo, así como especialidades de panadería enteras para llevar a casa. Pida a los donantes que incluyan la receta con las golosinas donadas. Un evento social de helados (o sundae social con un amplio buffet de deliciosos ingredientes) puede ser la pieza central para socializar reuniones y obtener ganancias al mismo tiempo. Las 300 a 600 personas que asisten a la Reunión Familiar anual de Seidemann cerca de Newburg, Wisconsin, cada año no pagan una tarifa. La reunión se financia con la venta de comida, cerveza y refrescos. Los miembros de la familia se turnan para trabajar en los puestos de sándwiches, helados o bebidas o asar salchichas y hamburguesas a la parrilla. Las donaciones son siempre bienvenidas.

Las subastas o sorteos son un tema para el que hay docenas de variaciones. Muchos grupos de reunión solicitan artículos en sus subastas anunciando comunicaciones anticipadas a los miembros. Los avisos posteriores para promocionar la subasta incluyen una lista de artículos donados, que sirve como incentivo para que otros donen. Fomente donaciones de obras de arte, artesanías, conservas caseras, productos horneados, etc. Los grandes cocineros del grupo podrían ofrecer cocinar una comida para el comprador. Los miembros que son dueños de negocios pueden donar productos o servicios profesionales. En el caso de sorteos, es aconsejable verificar las regulaciones locales y estatales, si las hay, que pueden aplicarse. Fomente las donaciones de productos locales especializados si su reunión proviene de un área geográfica amplia. Por ejemplo, tarjetas de notas, impresiones, calendarios o libros sobre su área de origen; alimentos regionales: jarabe de arce de Vermont, mezclas de especias Cajún, vinos de California o Nueva York, o queso de Wisconsin; productos de la zona: joyas Navajo, artesanías nativas; CD de música folclórica local.

El Organizador de Reuniones Familiares, de Emma Wisdom, sugiere sortear una reliquia familiar, un retrato raro o una colcha hecha a mano. Algunos grupos han pedido a cada individuo o familia que traiga un cuadrado de edredón de un tamaño específico. Cuando se convierten en una colcha, el resultado es un tesoro único para subastar o sortear el próximo año. La familia Lounsbury de Nueva York subasta artículos más grandes y opera una mesa de venta de artesanías para cosas más pequeñas. La familia Braunschweig de Wisconsin generalmente gana lo suficiente en su subasta para pagar la reunión. Los miembros a menudo ofertan generosamente artículos hechos a mano por miembros de la familia.

Continuará…

En la siguiente columna, discutiremos algunos proyectos de recaudación de fondos a largo plazo que requieren más tiempo de planificación, como recuerdos personalizados, proyectos de publicación como libros de cocina y libros de recuerdos o edredones. En su reunión de este verano, dígale a todos que empiecen a recopilar sus recetas, fotos e historias favoritas o distribuya cuadrados de edredones.