prowadzisz firmę i szukasz kogoś, kto może skutecznie pomóc w realizacji zadań zarządzania? Więc znajdź sobie asystentkę. Teraz nadchodzi trudna część Twoich poszukiwań – jest asystent wykonawczy i asystent administracyjny. Jeśli nie masz wystarczającej wiedzy na temat niezbędnych cech i konkretnych obowiązków tych specjalistów, możesz zatrudnić niewłaściwą osobę. Ten artykuł pomoże Ci uniknąć takiej sytuacji, oferując jak najwięcej przydatnych informacji.

przeglądy ofert pracy dla asystentów kierowniczych i administracyjnych

asystent administracyjny pomaga w prowadzeniu biura biznesowego i zajmuje się podstawowymi obowiązkami biurowymi. W wielu przypadkach, ten profesjonalista może rozwijać się asystent wykonawczy, gdzie jego / jej istniejące obowiązki zostaną dodane z pomocy menedżerów firmy. Zasadniczo obowiązki tych dwóch zawodów są praktycznie takie same, ale asystent wykonawczy zwykle przyjmuje ważniejsze zadania niż asystent administracyjny.

niezależnie od tego, czy ktoś pracuje jako asystent wykonawczy, czy administracyjny, prawdopodobnie będzie pracował z materiałami biurowymi i sprzętem, takim jak komputer, drukarka, kopiarka, faks i system telefoniczny. Jeśli chodzi o szkolenie nowych pracowników, może to być również obowiązkiem obu tych specjalistów. Istnieją pewne obowiązki, które odróżniają jedno od drugiego.

Executive Assistant
jako executive assistant, czyjaś praca jest zazwyczaj bardziej koncentruje się na potrzebach kadry kierowniczej, że on/ona pracuje dla. Będzie odpowiedzialny za zarządzanie dziennym harmonogramem i konfigurowanie osobistych spotkań dla jednego lub więcej menedżerów lub specjalistów wysokiego szczebla w firmie. On / ona może również otrzymać uprawnienia do nadzorowania innych pracowników w biurze, nadzorowanie ich projektów, jak również do przygotowania dema i slajdy kierownictwo będzie korzystać.

asystent administracyjny
jako asystent administracyjny do obowiązków często należało wprowadzanie danych biznesowych do komputerowej bazy danych, utrzymywanie dokumentów i plików, planowanie spotkań, kierowanie gośćmi i odbieranie połączeń telefonicznych. Ponadto ten specjalista może rozszerzyć swoje specjalizacje na określoną dziedzinę, taką jak prawo lub Medycyna. Asystent administracji prawnej organizuje dokumenty prawne i prowadzi badania podstawowe pod nadzorem adwokata lub paralegal, podczas gdy asystent administracji medycznej akta medyczne, obsługuje telefony apteczne i witają pacjentów.

kluczowe różnice

istnieje ogromna różnica między kierownikiem a asystentem administracyjnym, gdzie generalnie pierwszy cieszy się większym prestiżem i zarabia więcej pieniędzy niż drugi. Głównym powodem tego jest to, że asystenci wykonawczy obsługują kierownictwo i zasadniczo służą jako prawa ręka osób u władzy, takich jak prezydenci, wiceprezesi, dyrektorzy finansowi i prezesi.

jeśli chodzi o asystentów administracyjnych, zazwyczaj zajmują się rutynowymi zadaniami związanymi z utrzymaniem porządku w firmie, które mogą obejmować odbieranie połączeń telefonicznych, zabawianie gości, składanie i planowanie spotkań. Nie oznacza to jednak, że zadań tych nie można przypisać asystentom wykonawczym, jak najprawdopodobniej mogą. W każdym razie, asystenci wykonawczy są tymi, którzy są w większości wezwani do wykonywania obowiązków, które wymagają większej wrażliwości na czas i więcej finezji, więc powinni mieć pewien stopień wnikliwości biznesowej.

Edukacja
asystent administracyjny potrzebuje dyplomu ukończenia szkoły średniej z podstawowymi umiejętnościami komputerowymi i biurowymi, aby uzyskać kwalifikacje na odpowiednie stanowiska wstępne. Z drugiej strony, ci, którzy zatrudniają asystenta wykonawczego na ogół wolą kandydatów z 4-letnim dyplomem w biznesie lub dziedzinach pokrewnych.

wynagrodzenie
według Biura Pracy i statystyki średnia pensja dla asystentów kierowniczych wynosiła 23,13 USD za godzinę w maju 2011 r., podczas gdy wynosiła 16,66 USD dla asystentów administracyjnych. Jeśli opieramy się na tych danych, aby wymyślić dane roczne, asystenci wykonawczy zarabiają ponad 13 000 dolarów więcej niż asystenci administracyjni każdego roku.

obowiązki
ogólnie rzecz biorąc, asystent wykonawczy jest odpowiedzialny za wszystkie formalności administracyjne związane z zarządzaniem firmą i może być związany z jedną osobą, Zwykle dyrektorem wykonawczym lub dyrektorem, w dużej firmie i wszystkich kierowników w mniejszych firmach. Osoba ta musi być zdolna do realizacji wszystkich żądań swoich menedżerów i często jest uważana za ostatnią barierę przed biurem wykonawczym, dzięki czemu może być wtajemniczona w poufne informacje, zachowując dyskrecję przez cały czas. Ponadto asystent wykonawczy poświęca swoją karierę na pomoc urzędnikom korporacyjnym, zapewniając nawet nie tylko wsparcie administracyjne, ale także profesjonalne doradztwo. Głównie, On / Ona jest traktowana przez kierownictwo jako ich przejść do osób o poufnej pomocy, zalecenia i pomysły. Ale podobnie jak w przypadku innych stanowisk w organizacji, jego/jej obowiązki będą się różnić w zależności od kultury, która rządzi w danej firmie.

środowiska, w których ci specjaliści będą bardziej wydajni

w małym biurze
w tego typu i wielkości środowisku pracy obowiązki i obowiązki kierownika lub asystenta administracyjnego będą zwykle wykonywane przez różnych pracowników. W rzeczywistości niektóre zadania są wykonywane przez samych menedżerów firmy.

w średnim biurze
wraz ze wzrostem wielkości organizacji korporacyjnej, tak jak potrzeba posiadania kogoś, kto jest dobrze zorganizowany i ma umiejętności do wykonywania szeregu zadań. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku szefów firmy, którzy muszą zachować wysoki poziom integralności i poufności dla przedsięwzięcia, które prowadzą.

w dużym biurze
zwykle duże biuro musi mieć zarówno asystentów wykonawczych, jak i administracyjnych, ponieważ konieczne jest posiadanie kogoś, kto będzie zarządzał biurem i koordynował osoby, które bezpośrednio obsługują kierownictwo. W niektórych sytuacjach asystent administracyjny to ten, który pojedzie z dyrektorem na długie podróże służbowe w celu pomocy mu w planowaniu, wykonywaniu zadań organizacyjnych i spełnianiu ustaleń.

w skrócie

ogólnie rzecz biorąc, zarówno tytuły pracy dyrektora, jak i asystenta administracyjnego oferują zaawansowane wsparcie administracyjne dla menedżerów i kadry kierowniczej. To, co odróżnia ich pracę od innych stanowisk, które wymagają bardziej rutynowych i biurowych zadań, to poziom poufności i odpowiedzialności, które są z nimi związane.

Lubię Ładowanie…