Vous dirigez une entreprise et recherchez quelqu’un qui peut vous aider efficacement à accomplir vos tâches de gestion? Ensuite, vous devriez vous trouver un assistant. Maintenant, voici une partie délicate de votre recherche — il y a l’assistant exécutif et il y a l’assistant administratif. Si vous n’avez pas assez de connaissances sur les attributs nécessaires et les tâches spécifiques de ces professionnels, vous pourriez finir par embaucher la mauvaise personne. Cet article vous aide à éviter une telle situation en offrant autant d’informations utiles que possible.

Aperçu des emplois pour les Assistants de direction et d’administration

Un assistant administratif aide à la gestion d’un bureau d’affaires et s’occupe des tâches de bureau de base. Dans de nombreux cas, ce professionnel peut progresser pour devenir un assistant de direction, où ses responsabilités existantes seront ajoutées à l’assistance des dirigeants d’entreprise. En général, les fonctions de ces deux professions sont pratiquement les mêmes, mais l’adjoint de direction assume généralement des tâches plus importantes que l’adjoint administratif.

Que l’on travaille comme adjoint exécutif ou administratif, il/ elle travaillera probablement avec des fournitures et du matériel de bureau, comme un ordinateur, une imprimante, un copieur, un télécopieur et un système téléphonique. Lorsqu’il s’agit de former de nouveaux membres du personnel, cela peut également être un devoir de ces deux professionnels. Avec, il y a certaines responsabilités qui distinguent les unes des autres.

Adjoint de direction
En tant qu’adjoint de direction, son travail est généralement plus axé sur les besoins des cadres pour lesquels il travaille. Il/ elle serait responsable de la gestion de l’horaire quotidien et de la mise en place de rendez-vous personnels pour un ou plusieurs cadres ou professionnels de haut niveau dans une entreprise. Il pourrait également être autorisé à superviser d’autres membres du personnel du bureau, à superviser leurs projets, ainsi qu’à préparer des démonstrations et des diapositives que les cadres utiliseront.

Adjoint administratif
En tant qu’adjoint administratif, ses tâches consistaient souvent à entrer des données commerciales dans une base de données informatique, à tenir à jour des documents et des dossiers, à planifier des réunions, à diriger les visiteurs et à répondre aux appels téléphoniques. De plus, ce professionnel peut étendre ses spécialisations à un domaine particulier, tel que le droit ou la médecine. Un assistant administratif juridique organise les documents juridiques et effectue des recherches fondamentales sous la supervision d’un avocat ou d’un parajuriste, tandis qu’un assistant administratif médical classe les dossiers médicaux, traite les appels en pharmacie et accueille les patients.

Principales différences

Il y a une énorme différence entre un cadre et un assistant administratif, où généralement, le premier jouit de plus de prestige et gagne plus d’argent que le second. La principale raison en est que les assistants exécutifs s’adressent aux cadres et servent essentiellement de bras droit à ceux qui sont au pouvoir, tels que les présidents, les vice-présidents, les directeurs financiers et les PDG.

Quant aux assistants administratifs, ils s’occupent généralement des tâches de routine associées au maintien en ordre d’une entreprise, qui peuvent inclure répondre aux appels téléphoniques, recevoir les visiteurs, classer et planifier des réunions. Cependant, cela ne signifie pas que ces tâches ne peuvent pas être attribuées aux assistants de direction, comme ils le peuvent très probablement. Quoi qu’il en soit, les assistants de direction sont ceux qui sont principalement appelés à accomplir des tâches qui nécessitent une plus grande sensibilité au temps et plus de finesse, ils devraient donc avoir un certain degré de perspicacité commerciale.

Éducation
Un assistant administratif a besoin d’un diplôme d’études secondaires avec des compétences de base en informatique et en bureautique pour être qualifié pour des postes de niveau d’entrée pertinents. D’autre part, ceux qui emploient un assistant de direction préféreront généralement les candidats ayant un diplôme de 4 ans en affaires ou dans des domaines connexes.

Salaire
Selon le Bureau du travail et des statistiques, le salaire moyen des assistants de direction était de 23,13 dollars de l’heure en mai 2011, alors qu’il était de 16,66 dollars pour les assistants administratifs. Si nous nous basons sur ces chiffres pour obtenir des chiffres annuels, les adjoints de direction gagnent plus de 13 000 $ de plus que les adjoints administratifs chaque année.

Responsabilités
Généralement, un assistant de direction est responsable de toutes les formalités administratives de gestion d’une entreprise et peut être associé à un seul individu, généralement un cadre ou un administrateur, dans une grande entreprise et à tous les cadres dans les petites entreprises. Cette personne doit être capable de répondre à toutes les demandes de ses managers et est souvent considérée comme le dernier obstacle avant le bureau de l’exécutif, afin qu’elle puisse être au courant des informations confidentielles, tout en restant discrète tout le temps. De plus, un assistant de direction consacre sa carrière à aider les responsables d’entreprise, fournissant même non seulement un soutien administratif, mais aussi des conseils professionnels. La plupart du temps, il / elle est traité par les cadres comme leur personne de référence pour une aide confidentielle, des recommandations et des idées. Mais comme pour d’autres postes dans une organisation, ses responsabilités varieront également en fonction de la culture qui règne dans une entreprise particulière.

Environnements Où Ces Professionnels Seront Plus efficaces

Dans un petit Bureau
Dans ce type et cette taille d’environnement de travail, les tâches et responsabilités d’un cadre ou d’un adjoint administratif seront généralement exercées par divers employés. En fait, certaines tâches sont effectuées par les dirigeants de l’entreprise eux-mêmes.

Dans un bureau moyen
À mesure que la taille d’une organisation d’entreprise augmente, de sorte que la nécessité d’avoir quelqu’un qui est très organisé et qui a les compétences nécessaires pour effectuer un éventail de tâches. Cela est particulièrement vrai pour les dirigeants de l’entreprise qui doivent maintenir un haut niveau d’intégrité et de confidentialité pour l’entreprise qu’ils mènent.

Dans un grand bureau
Normalement, un grand bureau doit avoir à la fois des adjoints exécutifs et administratifs, car il est nécessaire d’avoir quelqu’un qui gérera le bureau et coordonnera les personnes qui servent directement les cadres. Dans certaines situations, un adjoint administratif est celui qui accompagnera un cadre lors de longs voyages d’affaires dans le but de l’aider à planifier, à exécuter des tâches organisationnelles et à prendre des dispositions pour les réunions.

En un mot

En général, les titres de poste de l’exécutif et de l’adjoint administratif offrent un soutien administratif avancé aux gestionnaires et aux cadres. Ce qui sépare leurs emplois de ceux des autres postes qui nécessitent des tâches plus routinières et de bureau, c’est le niveau de confidentialité et de responsabilité qui leur est associé.

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