Il existe de nombreuses façons de payer pour votre réunion, dont nous discuterons dans cette rubrique et dans de nombreuses autres à venir. Veuillez partager la façon dont vous payez les frais de réunion et je partagerai des idées uniques dans de futures colonnes.

Comment Diable Allons-nous payer pour cette Réunion?

Dans How to Have a Successful Family Reunion, Elsie Holloman conseille que le comité de planification crée un compte dans une banque ou une coopérative de crédit avec deux personnes tenues de signer pour les transactions. Si vous avez un grand nombre de personnes ou une réunion coûteuse payée en plusieurs fois – une croisière, par exemple – c’est un must. Élaborer un budget détaillé. Les coûts initiaux comprennent les envois postaux et les appels téléphoniques interurbains. Incluez une discussion sérieuse sur les dépenses de réunion dans la toute première lettre.

Emma Wisdom dans la planification d’une réunion de famille souligne l’importance de tenir tout le monde informé de ce que vous allez « faire avec tout cet argent. »Elle suggère d’exiger le paiement 90 jours avant la réunion afin que vous puissiez travailler avec et vous saurez combien vous attendre. L’autre livre de Wisdom, Organisateur de réunion de famille, suggère d’offrir des prix à un certain nombre des premières personnes à envoyer des inscriptions. Ou, offrez une réduction à tous ceux qui s’inscrivent à une certaine date. Un rabais pour être en avance ne semble-t-il pas plus attrayant qu’une pénalité pour être en retard?

Vous devrez décider du type de réunion que vous souhaitez afin d’estimer les coûts. Sera-ce un pique-nique pot luck avec chacun apportant ses propres repas ou une partie du repas à partager? Votre famille organisera-t-elle un banquet dans votre église ou dans un restaurant? Allez-vous séjourner dans un hôtel ou un complexe? Que diriez-vous d’une réunion sur un bateau de croisière? Ces choix de base vous aident à décider ce que vous devrez payer pour votre réunion. Et bien que nous fournissions de nombreuses suggestions concernant la collecte de fonds pour la réunion, nous ne faisons que gratter la surface. Une collecte de fonds réussie est une bonne nouvelle pour les retrouvailles. Aidez les autres à profiter de leurs réunions en partageant vos suggestions.

La façon la plus courante de financer les réunions est peut-être de diviser toutes les dépenses de manière égale, ou de faire payer chacun individuellement pour les dépenses qu’il engage. Avec ces possibilités à chaque extrême, regardons d’autres scénarios entre les deux. La réunion ne devrait pas coûter plus cher qu’un membre individuel ne peut se permettre, sinon des dispositions doivent être prises pour couvrir le coût pour tout le monde. De nombreuses réunions incluent des activités de collecte de fonds qui peuvent être à la fois lucratives et amusantes. J’ai toujours eu le fantasme que quelqu’un puisse gagner à la loterie et proposer d’utiliser ses largesses pour payer la réunion de famille — l’intérêt seul suffirait probablement! D’autres fantasmes incluent convaincre un parent riche de mettre en place une dotation pour soutenir toutes les futures réunions, ou gagner un prix du concours qui récompense les réunions de votre famille à perpétuité. Ok, ok you tu as la photo. La collecte de fonds fantastique avec une dotation est un peu sauvage mais prometteuse.

Il y a autant de façons de payer qu’il y a de réunions et de groupes de retrouvailles. Tout d’abord, déterminez vos dépenses potentielles de réunion, décidez de ce que vous pouvez réduire pour réduire les coûts, puis déterminez comment tout payer. Historiquement, les réunions étaient des pique-niques dans un parc ou dans une ferme où des jeux étaient prévus et de la nourriture offerte par les participants. Mais de nombreuses réunions durent maintenant au moins trois jours et sont soit des vacances en famille, soit une partie importante de celles-ci. Et toutes les réunions ont des coûts qui y sont associés. Les projets sur place tels que les tirages au sort et les ventes aux enchères nécessitent une planification préalable, notamment la sollicitation de dons et de contributions pour l’activité, le recrutement de commissaires-priseurs et l’encouragement des achats par les membres de la famille.

Les collectes de fonds qui nécessitent encore plus de temps pour planifier et exécuter sont des projets à long terme tels que solliciter le soutien de l’entreprise, décorer et fabriquer des courtepointes, collecter des recettes et produire des livres de cuisine et de nombreux autres projets d’édition tels que des répertoires, des albums et des livres d’histoire. Une planification préalable est également nécessaire pour commander des produits personnalisés (imprimés) tels que des t-shirts, des casquettes, des tasses à café, des stylos, des crayons…et beaucoup d’autres articles. Chaque réunion des descendants de George Bullock, Sr. et de ses quatorze enfants avec ses épouses Sallie Jones et Fannie Anne Wooten, comporte des souvenirs qui incorporent un écusson de famille conçu par un membre de la famille Bullock alors âgé de 16 ans, Renee Brown. Leurs souvenirs vont des t-shirts et casquettes aux plaques, en passant par les ours en peluche portant de petits pulls avec l’écusson du taureau, les trousses de premiers soins et les parapluies.

La façon la plus spontanée (et pour beaucoup de familles la meilleure) de lever des fonds est de passer le chapeau. Pour réussir, cette méthode exige que certains membres soient très généreux; où, sinon dans les familles, pouvez-vous trouver une vraie générosité et une volonté de poursuivre une grande tradition familiale? Collecter des fonds peut être aussi amusant ou aussi peu amusant que vous le souhaitez, mais cela peut aussi être un frein. C’est à vous de le rendre amusant et de générer de l’enthousiasme pour donner généreusement et souvent.

Souvenirs et souvenirs de la Réunion

Une variété infinie de produits spécialisés sont disponibles pour commémorer votre réunion. À moins que le désir de t-shirts ou de tasses ne soit écrasant, faites des recherches et discutez minutieusement des souvenirs avant de signer sur la ligne pointillée. Les catalogues regorgent de nombreuses possibilités et vous voudrez en explorer beaucoup. Tu veux des frisbees ? Casquettes de visière? Des porte-clés ? Des boucles de ceinture ? Des pulls molletonnés ? Des mascottes en peluche ? Des stylos ? Des crayons ? Des blocs-notes ? Consultez d’autres personnes qui ont commandé des articles imprimés. Écoutez ce qu’ils disent. Ne défiez pas une mauvaise recommandation it cela ne se passe presque jamais bien! Dans le cas d’articles nécessitant des tailles (t-shirts, sweat-shirts, casquettes), vous aurez plusieurs façons de commander. Si vous incluez le coût des t-shirts dans l’inscription, vous devrez connaître les tailles de chacun et pour ce faire, vous devrez envoyer des formulaires de commande au moins six mois avant votre réunion (car vous voudrez laisser au moins deux mois à l’entreprise pour exécuter votre commande). Ou vous pouvez deviner le nombre dans votre famille qui achètera des chemises, puis deviner les tailles et espérer que vous les vendrez toutes. Ou vous pouvez demander à tous ceux qui veulent un article de commander et de payer à l’avance dans un délai ferme après lequel rien ne peut être commandé (bien que vous seriez sage de payer pour acheter quelques extras pour les personnes qui n’ont pas commandé quand elles en ont eu l’occasion).

Évitez les déceptions en laissant suffisamment de temps pour la livraison des articles imprimés. Certaines entreprises exigent le paiement à l’avance. D’autres acceptent les commandes payables sur facture. Mais rien n’est pire que d’avoir une commande qui n’arrive pas à temps. Toutes les entreprises réclament une livraison rapide. Avec un préavis, la société peut remplir votre commande correctement. Pensez à votre commande. Économisez de l’argent en omettant l’année ou d’autres informations non essentielles sur les articles personnalisés. Il vous reste peut-être des provisions pour l’avenir.

Phyllis Hackleman à la Réunion Le planificateur suggère quelques questions à poser lors de la commande de souvenirs:

  • Y a-t-il des frais pour la projection d’œuvres d’art?
  • Y a-t-il des frais supplémentaires pour plus d’une couleur?
  • Le fabricant garantira-t-il les couleurs? Cela coûte-t-il un supplément?
  • Qui paie les frais d’expédition? Combien sont-ils?
  • Qui paie les frais de remballage d’UPS, s’ils sont engagés ?
  • Le fabricant partagera-t-il une preuve avant la production pour vérifier qu’il s’agit du produit que vous souhaitez?
  • Serez-vous obligé de payer pour un dépassement supérieur au nombre exact que vous commandez?

Apprendre des réunions de classe

Linda Johnson Hoffman et Neal Barnett dans Le Planificateur de la réunion suggèrent des tirages au sort pour combler les déficits budgétaires. Sollicitez les dons d’un bon restaurant ou d’un théâtre pour des dîners ou des billets pour deux. Vous pouvez acheter des rouleaux de billets de tombola dans des magasins de papeterie et de fournitures de bureau, et vous pouvez offrir une mention dans votre livre de mémoire / programme en échange de dons de vos sponsors. La mécanique est relativement simple. Vendez des billets avant et pendant la réunion; puis lorsque vous annoncez le gagnant, assurez-vous de mentionner bien en évidence les noms des donateurs. Le même livre suggère de tirer au sort ou de mettre aux enchères des pièces maîtresses. Un autre type de tombola appelle à placer des enveloppes numérotées à chaque table (mêmes numéros à chaque table). Demandez à tout le monde de placer les dons dans des enveloppes numérotées, puis en tirer un pour un gagnant à chaque table et reverser le reste à la cause réunionnaise.

Dans Comment organiser votre réunion de lycée, Glenn A. Jacobs soutient que certains coûts peuvent être couverts en demandant des dons supplémentaires en espèces ou en services. Un engagement financier supplémentaire peut consister à imprimer des invitations, des programmes, des livres de mémoire ou des bulletins d’information, des fleurs, des décorations, de la nourriture, des boissons, de la publicité ou des avis dans les journaux. Une autre façon d’amasser des fonds est d’obtenir un permis d’alcool d’une journée pour un bar ouvert. Lors de la planification d’un bar ouvert, assurez-vous que quelqu’un accepte à l’avance d’acheter des restes d’alcool.

L’Argent de la Réunion Pousse-t-il sur les Arbres ?

Essayez les variations de la nourriture et des boissons et des ventes d’éléphants blancs. Les ventes de produits alimentaires peuvent générer de beaux bénéfices si vous considérez attentivement vos clients réunionnais. Une vente de pâtisseries pourrait comporter des desserts à manger là-bas ainsi que des spécialités de boulangerie entières à rapporter à la maison. Demandez aux donateurs d’inclure la recette avec les cadeaux donnés. Un social de la crème glacée (ou un sundae social avec un vaste buffet de garnitures délicieuses) peut être la pièce maîtresse de la socialisation des retrouvailles et générer des bénéfices en même temps. Les 300 à 600 personnes qui assistent chaque année à la réunion annuelle de la famille Seidemann près de Newburg, dans le Wisconsin, ne paient pas de frais. La réunion est financée par la vente de nourriture, de bière et de boissons gazeuses. Les membres de la famille travaillent à tour de rôle dans les stands de sandwichs, de glaces ou de boissons ou grillent des bratwurst et des hamburgers. Les dons sont toujours les bienvenus.

Les enchères ou les tirages au sort sont un thème pour lequel il existe des dizaines de variations. De nombreux groupes réunionnais sollicitent leurs ventes aux enchères en annonçant à l’avance des communications aux membres. Les avis ultérieurs pour promouvoir la vente aux enchères incluent une liste d’articles donnés which ce qui incite les autres à faire un don. Encouragez les dons d’œuvres d’art, d’artisanat, de conserves maison, de produits de boulangerie, etc. Les grands cuisiniers du groupe pouvaient proposer de cuisiner un repas pour l’acheteur. Les membres qui possèdent une entreprise peuvent donner des services ou des produits professionnels. Dans le cas des tirages au sort, il est sage de vérifier les réglementations locales et nationales, le cas échéant, qui peuvent s’appliquer. Encouragez les dons de produits locaux spécialisés si votre réunion provient d’une vaste zone géographique. Par exemple, notez des cartes, des imprimés, des calendriers ou des livres sur votre région d’origine; aliments régionaux – Sirop d’érable du Vermont, mélanges d’épices cajuns, vins de Californie ou de New York, ou fromage du Wisconsin; produits de la région – Bijoux navajos, artisanat autochtone; CD de musique folklorique locale.

L’Organisatrice de réunion de famille, par Emma Wisdom, suggère de tirer au sort un héritage familial, un portrait rare ou une courtepointe faite à la main. Certains groupes ont demandé à chaque individu ou famille d’apporter un carré de couette d’une taille spécifiée. Lorsque ceux-ci sont transformés en courtepointe, le résultat est un trésor unique à vendre aux enchères ou à la tombola l’année suivante. La famille Lounsbury de New York vend aux enchères des objets plus gros et exploite une table de vente artisanale pour les petites choses. La famille Braunschweig du Wisconsin fait généralement assez sur sa vente aux enchères pour payer la réunion. Les membres enchérissent souvent généreusement sur des articles faits à la main par des membres de la famille.

À Suivre…

Dans la colonne suivante, nous discuterons de certains projets de collecte de fonds à long terme qui demandent plus de temps de planification, tels que des souvenirs personnalisés, des projets d’édition tels que des livres de cuisine et des livres de souvenirs ou des courtepointes. Lors de vos retrouvailles cet été, dites à chacun de commencer à rassembler ses recettes, photos et histoires préférées ou distribuez des carrés de courtepointe.