Êtes-vous en train de planifier un événement de golf caritatif? Les tournois de golf sont des collectes de fonds populaires, car ils constituent un excellent moyen d’amasser des fonds tout en cultivant des relations avec les donateurs actuels et futurs et en générant une publicité positive dans la communauté. Planifier et organiser une collecte de fonds réussie pour un tournoi de golf nécessite beaucoup de travail, mais les résultats peuvent certainement en valoir la peine!

Amasser des fonds avec un tournoi de golf

Si vous êtes responsable de la planification d’un tournoi de golf de collecte de fonds, il est important d’aborder vos tâches de manière systématique. Parce qu’il y a tellement d’éléments différents associés à la tenue d’un tournoi de golf réussi, une bonne planification tout au long du processus est essentielle.

Listes de contrôle de planification d’événements de golf caritatifs

Créer et utiliser des listes de contrôle pour les tâches d’organisation, de promotion et de mise en œuvre d’événements peut être très utile lorsque vous planifiez un événement de golf caritatif. Bien que les éléments à accomplir ne soient pas les mêmes pour chaque tournoi, il existe de nombreuses similitudes entre ces types d’événements.

Utilisez les exemples de listes de contrôle ci-dessous comme point de départ pour créer de la documentation qui peut vous aider à suivre toutes les choses dont vous devez vous occuper pour organiser votre propre tournoi de golf avec succès.

Tâches d’organisation de l’événement

  • Créer une liste de contrôle et un calendrier
  • Recruter des membres du comité
  • Choisir le président
  • Établir un objectif de collecte de fonds
  • Planifier les réunions du comité général
  • Réserver un emplacement pour les réunions du comité
  • Envoyer l’horaire aux membres du comité
  • Faire des missions de comité
  • Mettre en place une feuille de calcul Google Docs pour faciliter la communication du comité
  • Choisir une date
  • Réserver un lieu
  • Tâches supplémentaires spécifiques à votre événement

Tâches de promotion de l’événement

  • Créer un plan de marketing et de relations publiques
  • Créer un site Web de tournoi (ou une page sur le site Web de l’organisation)
  • Créer des forfaits de parrainage
  • Solliciter des commanditaires
  • Rédiger et soumettre des communiqués de presse de promotion de l’événement
  • Rechercher des opportunités de promotion dans les médias
  • Recruter des participants
  • Activités promotionnelles supplémentaires

Tâches de mise en œuvre

  • Remue-méninges sur une liste de choses à faire avec le comité
  • Attribuer des responsabilités
  • Créer un budget
  • Établir une structure de rapport
  • Développer un système d’inscription des participants
  • Faire des arrangements de restauration et de rafraîchissement
  • Acheter des prix ou solliciter des dons
  • Créer des catégories de prix
  • t-shirts de sélection et de participant ou autres articles avec logos de commanditaire
  • Commander la signalisation de l’événement
  • Suivre les affectations de tâches
  • Faire des affectations d’équipe de participants
  • Configuration des installations
  • Tâches supplémentaires pertinentes pour votre événement

Suivi après l’événement

Obtenir les commentaires du Comité

Une fois le tournoi de golf terminé, il est temps d’évaluer le succès de vos efforts et de commencer à prendre une longueur d’avance sur l’événement de l’année prochaine. Prenez du recul et regardez ce qui a bien fonctionné et ce que vous aimeriez changer à l’avenir. Tenir une réunion de débriefing avec les membres du comité pour obtenir les commentaires de toutes les personnes impliquées. C’est une excellente façon d’exprimer votre gratitude à vos bénévoles pour le travail bien fait ainsi qu’une occasion d’apprendre des personnes qui ont géré diverses tâches associées à l’événement.

Obtenir les commentaires des participants et des commanditaires

En plus d’obtenir les commentaires des personnes qui ont planifié et réalisé l’événement, il est également judicieux de solliciter les commentaires des commanditaires et des participants. Envisagez de créer un sondage auprès des sponsors et un sondage auprès des participants pour obtenir ce type de rétroaction. Vous pouvez utiliser un outil gratuit comme Survey Monkey pour créer un sondage en ligne gratuit qui peut être envoyé par e-mail. Par souci de relations avec les donateurs, vous voudrez peut-être également passer un appel téléphonique personnel à vos principaux sponsors pour les remercier de leur soutien et leur demander des suggestions pour de futurs événements.