Ön fut egy vállalkozás, és Keres valakit, aki hatékonyan tud segíteni abban, hogy a menedzsment feladatokat elvégezni? Akkor, meg kell találnia magának egy asszisztenst. Itt jön a keresés trükkös része—ott van az ügyvezető asszisztens és az adminisztratív asszisztens. Ha nincs elég ismerete ezeknek a szakembereknek a szükséges tulajdonságairól és konkrét feladatairól, akkor előfordulhat, hogy rossz személyt vesz fel. Ez a cikk segít az ilyen helyzet elkerülésében azáltal, hogy a lehető legtöbb hasznos információt kínálja.

vezetői és adminisztratív asszisztensek munkaköri áttekintései

az adminisztratív asszisztens segíti az üzleti iroda vezetését és az alapvető irodai feladatokat. Sok esetben ez a szakember előreléphet ügyvezető asszisztenssé válni, ahol meglévő feladatait a vállalati vezetők segítésével egészítik ki. Általában e két szakma feladatai gyakorlatilag azonosak, de az ügyvezető asszisztens általában fontosabb feladatokat lát el, mint az adminisztratív asszisztens.

függetlenül attól, hogy valaki ügyvezető vagy adminisztratív asszisztensként dolgozik, valószínűleg irodai eszközökkel és berendezésekkel dolgozik, például számítógéppel, nyomtatóval, fénymásolóval, faxkészülékkel és telefonrendszerrel. Amikor az új alkalmazottak képzéséről van szó, mindkét szakember kötelessége is lehet. Vannak bizonyos felelősségek, amelyek megkülönböztetik egymást.

Executive Assistant
mint ügyvezető asszisztens, az ember munkája általában jobban koncentrálódik a vezetők igényeinek kielégítésére. Ő lenne felelős a napi ütemterv kezeléséért és személyes találkozók létrehozásáért egy vagy több vezető vagy magas szintű szakember számára egy vállalatnál. Felhatalmazást kaphat arra is, hogy felügyelje az iroda többi munkatársát, felügyelje projektjeiket, valamint készítsen demókat és diákat, amelyeket a vezetők használni fognak.

adminisztratív asszisztens
adminisztratív asszisztensként az ember feladatai gyakran magukban foglalják az üzleti adatok számítógépes adatbázisba történő bevitelét, a dokumentumok és fájlok karbantartását, az értekezletek ütemezését, a látogatók irányítását és a telefonhívások fogadását. Ez a szakember kiterjesztheti szakterületeit egy adott területre, például a jogra vagy az orvostudományra. A jogi adminisztratív asszisztens jogi dokumentumokat szervez és alapkutatást végez ügyvéd vagy paralegal felügyelete alatt, míg az orvosi adminisztratív asszisztens orvosi nyilvántartást nyújt, kezeli a gyógyszertári hívásokat és üdvözli a betegeket.

főbb különbségek

óriási különbség van a végrehajtó és az adminisztratív asszisztens között, ahol általában az előbbi nagyobb presztízsnek örvend és több pénzt keres, mint az utóbbi. Ennek fő oka az, hogy a vezetői asszisztensek gondoskodnak a vezetőkről, és alapvetően a hatalmon lévők, például az elnökök, az alelnökök, a CFO-k és a vezérigazgatók jobb kezeként szolgálnak.

ami az adminisztratív asszisztenseket illeti, általában a vállalat rendben tartásával kapcsolatos rutinfeladatokkal foglalkoznak, amelyek magukban foglalhatják a telefonhívások fogadását, a látogatók szórakoztatását, az értekezletek benyújtását és ütemezését. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ezeket a feladatokat nem lehet végrehajtó asszisztensekhez rendelni, mint valószínűleg. Akárhogy is, a végrehajtó asszisztensek azok, akiket leginkább olyan feladatok elvégzésére hívnak fel, amelyek nagyobb érzékenységet igényelnek az időre és több finomságra, ezért bizonyos fokú üzleti éleslátással kell rendelkezniük.

Oktatás
az adminisztratív asszisztensnek középiskolai végzettséggel kell rendelkeznie az alapvető számítógépes és irodai készségekkel, hogy megfelelő belépő szintű pozíciókra legyen képes. Másrészt azok, akik ügyvezető asszisztenst alkalmaznak, általában inkább a 4 éves üzleti vagy kapcsolódó területeken végzett jelölteket részesítik előnyben.

fizetés
a Munkaügyi és Statisztikai Hivatal szerint a végrehajtó asszisztensek átlagos fizetése óránként 23,13 dollár volt 2011 májusától, míg az adminisztratív asszisztensek esetében 16,66 dollár volt. Ha ezekre a számadatokra alapozzuk az éves adatokat, a végrehajtó asszisztensek évente több mint 13 000 dollárt keresnek, mint az adminisztratív asszisztensek.

felelősségek
általában az ügyvezető asszisztens felelős a vállalat irányításának minden adminisztratív formaságáért, és egyetlen magánszemélyhez, általában ügyvezető vagy igazgatóhoz, egy nagyvállalatnál és a kisebb vállalatok összes vezetőjéhez kapcsolódhat. Ennek a személynek képesnek kell lennie menedzserei összes kérésének teljesítésére, és gyakran az utolsó akadálynak tekintik a végrehajtó hivatal előtt, így bizalmas információkhoz juthat, miközben mindig diszkrét. Az ügyvezető asszisztens karrierjét a vállalati tisztviselők segítésére fordítja, sőt nemcsak adminisztratív támogatást, hanem szakmai tanácsot is nyújt. Leginkább a vezetők kezelik őket, mint bizalmas segítséget, ajánlásokat és ötleteket. De mint egy szervezet más pozícióiban, felelőssége is változik az adott vállalat kultúrájától függően.

környezetek, ahol ezek a szakemberek hatékonyabbak lesznek

egy kis irodában
az ilyen típusú és méretű munkakörnyezetben az ügyvezető vagy az adminisztratív asszisztens feladatait és felelősségét általában különböző alkalmazottak végzik. Valójában néhány feladatot maguk a vállalat vezetői végeznek.

egy közepes irodában
ahogy a vállalati szervezet mérete növekszik, úgy, hogy szükség van valakire, aki magasan szervezett és képes egy sor feladat elvégzésére. Ez különösen igaz a vállalat vezetőire, akiknek magas szintű integritást és titoktartást kell fenntartaniuk az általuk folytatott vállalkozás számára.

egy nagy irodában
általában egy nagy irodának mind vezetői, mind adminisztratív asszisztensekkel kell rendelkeznie, mivel szükség van valakire, aki irányítja az irodát és koordinálja azokat az egyéneket, akik közvetlenül szolgálják a vezetőket. Bizonyos helyzetekben az adminisztratív asszisztens az, aki hosszú üzleti utakra megy egy vezetővel, azzal a céllal, hogy segítse őt az ütemezésben, a szervezeti feladatok elvégzésében és a megállapodások teljesítésében.

dióhéjban

általánosságban elmondható, hogy mind az Ügyvezető, mind az adminisztratív asszisztens munkakörei fejlett adminisztratív támogatást nyújtanak a menedzser és a vezetők számára. Ami megkülönbözteti munkájukat a többi, rutinosabb és irodai feladatokat igénylő pozíciótól, az a velük kapcsolatos titoktartás és felelősség szintje.

Mint A Betöltés…