Stai gestendo un’azienda e stai cercando qualcuno che possa aiutarti in modo efficiente a svolgere le tue attività di gestione? Quindi, dovresti trovarti un assistente. Ora, ecco che arriva una parte difficile della tua ricerca-c’è l’assistente esecutivo e c’è l’assistente amministrativo. Se non hai abbastanza conoscenze sugli attributi necessari e sui doveri specifici di questi professionisti, potresti finire per assumere la persona sbagliata. Questo articolo ti aiuta ad evitare una situazione del genere offrendo quante più informazioni utili possibili.

Job Overviews for Executive and Administrative Assistants

Un assistente amministrativo aiuta con la gestione di un ufficio commerciale e gestisce le funzioni di base. In molti casi, questo professionista può progredire fino a diventare un assistente esecutivo, dove le sue responsabilità esistenti saranno aggiunte con l’assistenza dei dirigenti aziendali. Generalmente, i compiti di queste due professioni sono praticamente gli stessi, ma l’assistente esecutivo assume tipicamente compiti più importanti rispetto all’assistente amministrativo.

Se uno sta lavorando come un assistente esecutivo o amministrativo, lui/lei sarà probabilmente lavorare con forniture per ufficio e attrezzature, come ad esempio un computer, stampante, fotocopiatrice, fax e un sistema telefonico. Quando si tratta di formare nuovi membri del personale, può anche essere un dovere di entrambi questi professionisti. Con questo, ci sono alcune responsabilità che distinguono l’una dall’altra.

Assistente esecutivo
Come assistente esecutivo, il proprio lavoro è in genere più concentrato sulla cura delle esigenze dei dirigenti per cui lavora. Sarebbe responsabile della gestione del programma giornaliero e della creazione di appuntamenti personali per uno o più dirigenti o professionisti di alto livello in un’azienda. Potrebbe anche essere data l’autorità di supervisionare altri dipendenti in ufficio, supervisionando i loro progetti, nonché di preparare demo e diapositive che i dirigenti utilizzeranno.

Assistente amministrativo
Come assistente amministrativo, i propri compiti includono spesso l’inserimento di dati aziendali in un database informatico, la manutenzione di documenti e file, la pianificazione di riunioni, la direzione dei visitatori e la risposta alle telefonate. Inoltre, questo professionista può estendere le sue specializzazioni a un particolare campo, come la legge o la medicina. Un assistente amministrativo legale organizza documenti legali e conduce ricerche di base sotto la supervisione di un avvocato o di un paralegale, mentre un assistente amministrativo medico archivia le cartelle cliniche, gestisce le chiamate in farmacia e saluta i pazienti.

Differenze chiave

C’è un’enorme differenza tra un dirigente e un assistente amministrativo, dove generalmente il primo gode di più prestigio e guadagna più del secondo. La ragione principale di questo è che gli assistenti esecutivi si rivolgono ai dirigenti e fondamentalmente serve come la mano destra di coloro che sono al potere, come presidenti, vice presidenti, CFO e CEO.

Per quanto riguarda gli assistenti amministrativi, in genere si occupano delle attività di routine associate al mantenimento in ordine di un’azienda, che possono includere la risposta alle telefonate, l’intrattenimento dei visitatori, l’archiviazione e la pianificazione delle riunioni. Tuttavia, questo non significa che questi compiti non possano essere assegnati agli assistenti esecutivi, come molto probabilmente, possono. In ogni caso, gli assistenti esecutivi sono quelli che sono per lo più chiamati a svolgere compiti che richiedono una maggiore sensibilità al tempo e più finezza, quindi dovrebbero avere un certo grado di insightfulness aziendale.

Istruzione
Un assistente amministrativo ha bisogno di un diploma di scuola superiore con competenze informatiche e di ufficio di base per essere qualificato per le posizioni entry-level pertinenti. D’altra parte, coloro che impiegano un assistente esecutivo generalmente preferiscono i candidati con una laurea di 4 anni in business o campi correlati.

Stipendio
Secondo il Bureau of Labor and Statistics, lo stipendio medio per gli assistenti esecutivi era di May 23,13 all’ora a partire da maggio 2011, mentre era di assistants 16,66 per gli assistenti amministrativi. Se ci basiamo su queste cifre a venire con cifre annuali, assistenti esecutivi fanno oltre assistants 13.000 più di assistenti amministrativi ogni anno.

Responsabilità
Generalmente, un assistente esecutivo è responsabile di tutte le formalità amministrative di gestione di una società e può essere associato a un singolo individuo, di solito un dirigente o un amministratore, in una grande azienda e tutti i dirigenti in aziende più piccole. Questa persona deve essere in grado di eseguire tutte le richieste dei suoi dirigenti ed è spesso considerata l’ultima barriera prima dell’ufficio del dirigente, quindi può essere al corrente di informazioni riservate, pur essendo sempre discreta. Inoltre, un assistente esecutivo dedica la sua carriera ad aiutare i funzionari aziendali, fornendo anche non solo supporto amministrativo, ma anche consulenza professionale. Per lo più, lui / lei è trattato dai dirigenti come loro go-to individui per aiuto confidenziale, raccomandazioni e idee. Ma come con altre posizioni in un’organizzazione, le sue responsabilità variano anche in base alla cultura che governa in una particolare azienda.

Ambienti in cui questi professionisti saranno più efficienti

In un piccolo ufficio
In questo tipo e dimensione dell’ambiente di lavoro, i compiti e le responsabilità di un dirigente o di un assistente amministrativo saranno di solito svolti da vari dipendenti. In effetti, alcuni compiti sono svolti dagli stessi dirigenti dell’azienda.

In un ufficio medio
Come le dimensioni di un’organizzazione aziendale aumenta, così come la necessità di avere qualcuno che è altamente organizzato e ha le competenze per eseguire una serie di compiti. Ciò è particolarmente vero per i capi della società che hanno bisogno di mantenere un alto livello di integrità e riservatezza per l’impresa che stanno conducendo.

In un grande ufficio
Normalmente, un grande ufficio deve avere sia assistenti esecutivi che amministrativi, in quanto è necessario avere qualcuno che gestisca l’ufficio e coordini le persone che servono direttamente i dirigenti. In alcune situazioni, un assistente amministrativo è colui che andrà con un dirigente su lunghi viaggi d’affari con lo scopo di assistere lui/lei fare la pianificazione, svolgere compiti organizzativi e soddisfare le disposizioni.

In poche parole

In generale, sia i titoli di lavoro del dirigente che l’assistente amministrativo offrono un supporto amministrativo avanzato per manager e dirigenti. Ciò che separa il loro lavoro da quello delle altre posizioni che richiedono compiti più di routine e clericali è il livello di riservatezza e responsabilità che sono associati con loro.

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