hoe klachten over intimidatie te behandelen: advies voor HR

weten hoe klachten over intimidatie op de juiste manier moeten worden behandeld, helpt alle betrokkenen zich veiliger en gelukkiger te voelen. Om te beginnen, maak het gemakkelijk voor werknemers om klachten in te dienen. Bieden meerdere manieren om intimidatie te melden.

consistentie is essentieel als het gaat om de behandeling van klachten over intimidatie. Daarom moet u een klachtenprocedure maken en implementeren die is afgestemd op het mandaat, de omvang, de cultuur en de beschikbare middelen van uw organisatie.

de klachtenprocedure op uw werkplek moet:

  • elke klacht serieus nemen
  • onmiddellijk reageren op elke klacht
  • passende middelen ontwikkelen om klachten op te lossen
  • een procedure creëren om een gezonde werkomgeving te waarborgen voor klagers
  • mededeling aan alle betrokken partijen van besluiten en acties van de organisatie naar aanleiding van een klacht

maak iedereen in uw organisatie op de hoogte van dit mechanisme. U kunt zelfs een werknemer trainingsprogramma over hoe deze procedures te volgen.

bij ontvangst van de klacht

wanneer u voor het eerst een beschuldiging ontvangt, moet u een open geest hebben. Oordeel niet vooraf over de situatie of maak geen veronderstellingen. Neem elke klacht over intimidatie serieus.

behandel klager met respect en mededogen. Veeg hun klacht niet af of bagatelliseer het niet. Door te laten zien dat u open en ontvankelijk bent voor klachten, worden werknemers aangemoedigd om naar voren te komen wanneer ze op het werk worden lastiggevallen.

zorg ervoor dat de reporter de vertrouwelijkheid zo veel mogelijk behoudt. Veel slachtoffers van intimidatie zijn bang voor vergelding door hun pesterij, dus pak deze angst aan terwijl je met de beschuldiging omgaat.

Maak een Plan voor de behandeling van de klacht over intimidatie

nadat u een klacht over intimidatie hebt ontvangen, moet u een plan maken over hoe u verder moet gaan.

bepaal of u tussentijdse maatregelen moet nemen om de klager te beschermen. Indien zij onmiddellijk gevaar lopen, kan het nodig zijn hun werkplek te verplaatsen of hen aan het einde van de werkdag naar hun auto te begeleiden. HR Magazine waarschuwt echter dat je “voorzichtig moet zijn om niet per ongeluk actie te ondernemen die schadelijk zou kunnen zijn voor de klager.”

u moet ook overwegen of u PR-stappen moet nemen. Als u denkt dat de werknemer met zijn klacht naar de pers kan gaan, maak dan een verklaring op. Plannen hoe je klachten over intimidatie in de media moet behandelen voordat ze gebeuren, bespaart je stress later.

verminder het risico op schade voor uw werknemers en organisatie en voer beter werkplekonderzoek uit door gebruik te maken van ons gratis klachtenformulier voor werknemers.

Stressed Business Woman Psychological Harassment

hoe klachten over intimidatie te behandelen: advies voor Managers

werknemers komen vaak met klachten naar hun managers of toezichthouders, omdat zij zich daardoor minder kwetsbaar voelen dan rechtstreeks naar HR. als dit gebeurt, kunt u zich in de war voelen over wat u moet doen. Wanneer u zich afvraagt hoe u een klacht over intimidatie moet behandelen, is het belangrijk om de volgende tips in gedachten te houden.

meld onmiddellijk

wanneer een werknemer bij u komt met een klacht over intimidatie, is het van essentieel belang snel actie te ondernemen. Informeer de verslaggever dat u verplicht bent HR te betrekken. of de werknemer in gevaar is of niet, onmiddellijke melding van de beschuldiging beschermt hen en uw organisatie.

gerelateerd: hoe (niet) een klacht over seksuele intimidatie te behandelen

zorgvuldig Document

u kunt verontrust zijn door wat de klager u vertelt. Hoe dan ook, je moet kalm en neutraal blijven bij het communiceren over de beschuldiging aan HR of een meer senior manager. Zorg ervoor dat:

  • gebruik neutrale taal. Voeg geen inflammatoire bijvoeglijke naamwoorden toe of probeer het vermeende intimiderende gedrag te categoriseren met behulp van juridisch jargon.
  • schrijf de beschrijving van het gedrag toe aan de klager. Zeg bijvoorbeeld niet ” Mary werd seksueel lastig gevallen door Bob.”In plaats daarvan, zeggen” Mary kwam naar mij en verklaarde dat ze heeft ervaren wat ze beschrijft als seksuele intimidatie van Bob.”
  • houd u aan de feiten. Geef geen meningen of gevolgtrekkingen op basis van de informatie die de verslaggever u heeft gegeven.

pas op voor e-mails

communiceren door middel van schrijven (zoals e-mail) kan langer duren en is vaak niet de meest effectieve manier om een klacht te melden. In plaats daarvan, mondeling communiceren met HR over de bewering van de werknemer.

e-mails van bedrijven zijn niet vertrouwelijk en kunnen als bewijs worden gebruikt als de klacht in een rechtszaak verandert. Wees je hiervan bewust en zorg ervoor dat zowel HR als de klager dat ook zijn.

Onderzoekprocedures inzake intimidatie

zodra u weet hoe u klachten over intimidatie op het werk moet behandelen, kunt u de onderzoekprocedure inzake intimidatie beginnen. Bij het onderzoeken van een claim, vergeet niet om:

  • houd grondige documentatie van elke stap van het proces
  • zoek naar mogelijkheden om de bewering te bevestigen of tegen te spreken
  • houd zoveel mogelijk vertrouwelijkheid van alle partijen
  • blijf neutraal

volgens Meric Bloch, bedenker van de Wintermethode voor het uitvoeren van werkplekonderzoeken, “is het jouw taak om wangedrag te bewijzen en te weerleggen.”

u probeert niet daadwerkelijk vast te stellen of intimidatie op uw werkplek heeft plaatsgevonden, maar om te bepalen of de gebeurtenissen die de klager met u te maken heeft, in strijd zijn met het anti-intimidatie-beleid van uw organisatie. Deze mindset zal u helpen om klachten over intimidatie met een open geest te onderzoeken.

bescherming van uw organisatie

als werkgever staan de veiligheid en het welzijn van uw werknemers hoog in het vaandel. U moet echter ook de reputatie van uw organisatie beschermen tijdens een onderzoek naar intimidatie.

vanaf het begin van het onderzoek moet u oppassen voor “Onofficiële” opmerkingen. Als de klager zijn zaak voor de rechter brengt, kan uw organisatie aansprakelijk zijn. Zij kunnen beweren dat het bedrijf wist over hun klacht en negeerde het, hoewel ze vroegen om hun klacht te houden “off the record.”

tijdens een werkplekonderzoek zijn er vele redenen waarom een betrokken partij een vordering tot discriminatie kan indienen. De verslaggever kan zich gediscrimineerd voelen als je hen dwingt om hun werk setup te veranderen in plaats van die van de verdachte. Ze kunnen het verplaatsen naar een nieuw station of andere werkuren zien als een straf voor het naar voren komen. Om dit te voorkomen, verplaatsen of schorsen van de verdachte werknemer in plaats daarvan.

de beklaagde duidelijk maken dat deze handelingen geen aanwijzing zijn voor zijn schuld en dat de uitkomst van het onderzoek niet vooraf is vastgesteld. Indien dit niet gebeurt, kan dit ertoe leiden dat de beschuldigde een eigen vordering tot discriminatie indient.

na het onderzoek

uw werkplek weer normaal maken na een klacht over intimidatie kan moeilijk zijn. Herstel een respectvolle werkomgeving voor alle medewerkers door gevoelige en complexe kwesties openlijk aan te pakken. Iedereen kan op de rand voor een tijdje, dus wees vooral open voor het bespreken van onderwerpen rond intimidatie.

voordat u een klacht over intimidatie oplost, moet u ervoor zorgen dat u niet alleen een pleister op het probleem heeft geplakt. Het oplossen van problemen de eerste keer kan helpen uw organisatie te voorkomen dat meer intimidatie claims in de toekomst. Zorg ervoor dat uw onderzoek grondig was en inclusief onderzoek naar de achtergrond van de verdachte om ervoor te zorgen dat ze niemand anders lastig vielen.

als u besluit een klachtenafhandelingsbeleid voor uw werkplek te schrijven, gebruik dan onze handige checklist om aan de slag te gaan.

het vermijden van klachten over intimidatie

onderzoek naar intimidatie kan stressvol, tijdrovend en schadelijk zijn voor uw bedrijf.

zorg ervoor dat uw anti-intimidatie beleid en trainingsprocedures up-to-date zijn. Deze moeten duidelijk, beknopt en specifiek zijn.

regel regelmatige opleidingssessies voor alle werknemers op het gebied van gelijkheid en diversiteit. Eisen dat werknemers het anti-intimidatie beleid elk jaar opnieuw lezen en bevestigen dat ze dit schriftelijk hebben gedaan. Leer managers hoe ze klachten over intimidatie moeten behandelen die werknemers bij hen kunnen indienen.

werknemers op de hoogte houden van wat gedrag op uw werkplek wel en niet aanvaardbaar is, kan pesterijen helpen verminderen. Het nemen van deze stappen toont ook aan dat u zich inzet om intimidatie op het werk te voorkomen. Niet alleen zullen uw medewerkers zich verzorgd voelen, maar u zult ook een goede verdediging hebben als een klager juridische stappen onderneemt tegen uw organisatie.