hur man hanterar trakasserier klagomål: råd för HR

att veta hur man hanterar trakasserier klagomål ordentligt hjälper alla inblandade att känna sig säkrare och lyckligare. För att börja, gör det enkelt för anställda att lämna in klagomål. Erbjuda flera vägar genom vilka de kan rapportera trakasserier.

konsistens är nyckeln när det gäller hantering av trakasserier. Det är därför du behöver skapa och genomföra ett klagomålsförfarande som är anpassat till din organisations mandat, storlek, kultur och tillgängliga resurser.

din arbetsplats klagomål förfarande bör omfatta:

  • ta varje klagomål på allvar
  • agera omedelbart på varje klagomål
  • utveckla lämpliga resurser för att lösa klagomål
  • skapa ett förfarande för att säkerställa en hälsosam arbetsmiljö upprätthålls för klagande
  • kommunicera beslut och åtgärder som vidtagits av organisationen efter ett klagomål till alla berörda parter

gör alla i din organisation medvetna om denna mekanism. Du kan till och med skapa ett utbildningsprogram för anställda om hur du följer dessa procedurer.

vid mottagandet av klagomålet

när du först får ett påstående, håll ett öppet sinne. Bedöm inte situationen eller gör antaganden. Ta alla trakasserier på allvar.

behandla klaganden med både respekt och medkänsla. Borsta inte av deras klagomål eller bagatellisera det. Att visa att du är öppen och mottaglig för klagomål uppmuntrar anställda att komma fram när de upplever trakasserier på jobbet.

se till att reportern att du kommer att upprätthålla sekretess så mycket som möjligt. Många trakasserier offer fruktar vedergällning från sin trakasseraren, så ta itu med denna rädsla när du handskas med påståendet.

gör en Plan för hur du hanterar trakasserier klagomål

efter att ha fått en trakasserier krav, du behöver göra en plan för hur man ska gå vidare.

Bestäm om du behöver vidta några interimistiska åtgärder för att skydda klaganden. Om de står inför omedelbar fara kan det krävas att de flyttar sin arbetsstation eller eskorterar dem till sin bil i slutet av arbetsdagen. HR Magazine varnar dock för att du bör ”vara försiktig så att du inte vidtar åtgärder oavsiktligt som kan skada klaganden.”

du måste också överväga om du behöver ta några PR-steg. Om du tror att arbetstagaren kan gå till pressen med sitt klagomål, förbereda ett uttalande. Planering hur man hanterar trakasserier klagomål i media innan de händer kommer att spara stress senare.

minska risken för skador på dina anställda och organisation och genomföra bättre arbetsplatsutredningar genom att använda vår kostnadsfria formulärmall för anställdas klagomål.

stressad affärskvinna psykologisk trakasserier

hur man hanterar trakasserier: råd till Chefer

anställda kommer ofta till sina chefer eller handledare med klagomål, eftersom det får dem att känna sig mindre sårbara än att gå direkt till HR. om detta händer kan du känna dig förvirrad över vad du ska göra. När du undrar hur du hanterar ett klagomål om trakasserier är det viktigt att ha följande tips i åtanke.

rapportera omedelbart

när en anställd kommer till dig med ett trakasserier är det viktigt att vidta snabba åtgärder. Informera reportern om att du är skyldig att involvera HR. oavsett om arbetstagaren är i fara eller inte, skyddar omedelbar rapportering av påståendet dem och din organisation.

RELATERAD: Hur (inte) att hantera ett klagomål om sexuella trakasserier

dokumentera noggrant

du kan bli orolig över vad klaganden säger till dig. Oavsett, du måste vara lugn och neutral när du kommunicerar om påståendet till HR eller en högre chef. Var noga med att:

  • använd neutralt språk. Lägg inte till några inflammatoriska adjektiv eller försök att kategorisera det påstådda trakasserande beteendet med hjälp av juridisk jargong.
  • tillskriver beskrivningen av beteendet till klaganden. Till exempel, säg inte ”Mary trakasserades Sexuellt av Bob.”Säg istället” Mary Kom till mig och uppgav att hon har upplevt vad hon beskriver som sexuella trakasserier från Bob.”
  • Håll dig till fakta. Ge inte några åsikter eller slutsatser baserat på den information som reportern har gett dig.

akta dig för e-postmeddelanden

att kommunicera via skrivning (t.ex. e-post) kan ta längre tid och är ofta inte det mest effektiva sättet att rapportera ett klagomål. Kommunicera istället muntligt med HR om arbetstagarens påstående.

företagets e-postmeddelanden är inte privilegierade och kan användas som bevis om klagomålet blir en rättegång. Var medveten om detta och se till att både HR och klaganden också är det.

Utredningsförfaranden för trakasserier

när du vet hur du hanterar klagomål om trakasserier på arbetsplatsen kan du börja utredningsförfarandet för trakasserier. När du undersöker ett krav, kom ihåg att:

  • Håll noggrann dokumentation av varje steg i processen
  • leta efter möjligheter att bekräfta eller motsäga påståendet
  • behåll sekretessen för alla parter så mycket som möjligt
  • Håll dig neutral

enligt Meric Bloch, skapare av Vintermetoden för att utföra arbetsplatsundersökningar, ”ditt jobb är att vara en av de mest både bevisa och motbevisa missförhållanden.”

du försöker faktiskt inte avgöra om trakasserier inträffade på din arbetsplats, men bestämmer om de händelser som klaganden relaterade till dig bryter mot din organisations policy mot trakasserier. Detta tänkesätt hjälper dig att undersöka trakasserier klagomål med ett öppet sinne.

skydda din organisation

som arbetsgivare är dina anställdas säkerhet och välbefinnande höga prioriteringar. Men du måste också skydda din organisations rykte under en trakasserier.

från början av undersökningen, akta dig för ”off the record” kommentarer. Om klaganden tar sitt ärende till domstol kan din organisation vara ansvarig. De kan hävda att företaget visste om deras klagomål och ignorerade det, även om de bad att hålla sitt klagomål ”utanför protokollet.”

under en arbetsplatsutredning finns det många anledningar till att en inblandad part kan lämna in ett diskrimineringsanspråk. Reportern kan känna sig diskriminerad om du tvingar dem att ändra sin arbetsuppsättning snarare än den anklagade personens. De kan se flyttas till en ny station eller olika arbetstider som ett straff för att komma fram. För att undvika detta, flytta eller avbryta den anklagade arbetstagaren istället.

gör det klart för den anklagade att dessa handlingar inte är en indikation på deras skuld och att utredningens resultat inte har förutbestämts. Att inte göra det kan leda till att den anklagade trakasseraren lämnar in ett eget diskrimineringsanspråk.

efter utredningen

att få din arbetsplats tillbaka till det normala efter ett trakasserier kan vara svårt. Återställ en respektfull arbetsmiljö för alla anställda genom att ta itu med känsliga och komplexa frågor öppet. Alla kan vara på kanten ett tag, så var särskilt öppen för att diskutera ämnen kring trakasserier.

innan du ringer ett trakasserier klagomål löst, se till att du inte bara hålla ett plåster på problemet. Att lösa problem första gången kan hjälpa din organisation att undvika fler trakasserier i framtiden. Se till att din utredning var grundlig och inkluderade forskning om den anklagades bakgrund för att se till att de inte trakasserade någon annan.

om du bestämmer dig för att skriva en policy för hantering av klagomål för din arbetsplats, använd vår praktiska checklista för att komma igång.

undvika trakasserier klagomål

trakasserier utredningar kan vara stressande och tidskrävande samt skadligt för ditt företag.

se till att hålla din policy mot trakasserier och träningsprocedurer uppdaterade. Dessa bör vara tydliga, koncisa och specifika.

planera regelbundna jämställdhets-och mångfaldsutbildningar för alla anställda. Kräv att anställda läser om anti-trakasseringspolitiken varje år och bekräftar att de har gjort det skriftligen. Lär Chefer hur man hanterar trakasserier som anställda kan ge dem.

att hålla anställda informerade om vilket beteende som är och inte är acceptabelt på din arbetsplats kan bidra till att minska trakasserier. Att ta dessa steg visar också att du är engagerad i att förhindra trakasserier på arbetsplatsen. Inte bara kommer dina anställda att känna sig omhändertagna, men du kommer också att ha ett bra försvar på plats om en klagande vidtar rättsliga åtgärder mot din organisation.